Accréditation: guide de saisie

Pour tout problèmes et demandes, contactez :
assistance.accreditation@univ-lyon1.fr

A partir du 5 octobre 4 heure du matin toute modification sera impossible dans les catalogues des UE.

Ne modifiez pas les fichiers XLS exportés, vous ne pourrez pas les importer.

Il y a des vidéos d'explications de 15 minutes chacune : saisie des UEs et saisie des UE extérieures et structures

TOMUSS

Voici le guide de survie TOMUSS, si vous avez besoin de plus de fonctionnalités utilisez le moteur de recherche de la documentation complète.

Astuces d'affichage

• Pour afficher complètement le contenu des cellules : cliquez sur tout affiché dans l'onglet Table
• Pour voir toutes les colonnes en même temps, choisissez «(tout)» dans le menu déroulant permettant de choisir le nombre de colonnes.
• Pour voir les colonnes à droite, vous pouvez :
  • Cliquer sur une cellule et utiliser la touche → de votre clavier pour défiler horizontalement.
  • Cliquer sur le nom de la colonne dans la barre de défilement en bas.
• Pour cacher une colonne, cliquez sur Cacher la colonne dans l'onglet Affiche
• Pour avoir une vue formulaire pour la saisie d'une ligne, cliquez sur Formulaire dans l'onglet Table/Action.
• Pour avoir l'historique de toutes les modifications faites sur une cellule, sélectionnez l'onget Historique.
• Les textes en gras ont été modifiés ces dernières 24 heures.
• Une explication concernant le contenu de la colonne dans laquelle se trouve la cellule active est affiché en bas du bloc central. Sur la copie d'écran c'est indiqué Saisir un commentaire ici car il n'y en a pas.
• Pour trier : cliquez sur le ▲ à droite du titre de la colonne que vous voulez utiliser comme clef pour le tri.

Modification des valeurs

• Vous modifiez directement la valeur dans la cellule, elle est enregistrée quand vous appuyez sur Entrée ou que vous changez de cellule.
• Pour les textes longs, cliquez sur l'onglet ✎.
• Pour annuler une saisie en cours dans une case, appuyez sur la touche Escape.

Filtres

Les filtres permettent de filtrer sur les valeurs, les dates de saisie, les personnes qui ont fait la saisie… On peut les utiliser pour filtrer des lignes, des colonnes, faire de la coloration ou donner des droits d'accès. Pour en savoir plus, consultez la documentation.

Pour filtrer ce qui commence par un texte, Vous indiquez le début de ce que vous recherchez dans le filtre de ligne. Par exemple stage Vous pouvez y accéder directement en tapant Ctrl+F. Le nombre de lignes filtrées est mis à jour dans le bloc de droite.

Pour filtrer ce qui contient un texte, mettez un tilde «~» juste devant le texte recherché. Par exemple ~stage

Les filtres ne tiennent pas compte de la casse et des accents. ~stAgé trouve la même chose que ~stage

Vous pouvez faire des filtres plus précis en utilisant les filtres de colonnes.

Imprimer / Export / Import

• Pour imprimer, cliquez sur le bouton Imprime ou bien tapez Ctrl+P
• Pour exporter vers un tableur, cliquer sur le lien Je veux exporter dans un tableur ! qui se trouve sur la page d'impression
• Pour importer dans TOMUSS, consultez la procédure d'importation

Compléter la colonne «Master»

Si vous avez dans un fichier XLS contenant les colonnes :

• «A» les codes UE
• «B» avec la formule =TEXTJOIN(" ";1;C1:Z1) pour calculer les nouveaux Masters
• «C» vide : on va la remplir avec les anciens Masters
• «D», «E»... les identifiants à ajouter aux anciens Masters

Alors voici comment mettre à jour la table TOMUSS :

• XLS : Copiez le contenu de «A»
• TOMUSS : Mettez-vous dans la colonne « Master »
• TOMUSS : Mettez-vous dans l'onglet Colonne/Action
• TOMUSS : Cliquez sur Export vers tableur
  Collez dans le champ de saisie de la colonne de gauche
  Désélectionnez « N° d'étudiant » en haut de la colonne centrale.
  Copiez le contenu de la colonne centrale (anciens Masters).
• XLS : Collez dans «C» (sans décaler)
• XLS : Copiez le contenu de «A» et «B»
• TOMUSS : Cliquez sur Importer des valeurs dans la colonne
  Collez le contenu de «A» et «B» dans le champ de saisie
  Cliquez sur Valeurs

Cette procédure est longue mais elle permet de minimiser les erreurs de copier/coller.

Catalogue des UEs

Par défaut aucune UE n'est renouvelée. Il faut donc explicitement indiquer quelles sont les UEs qui doivent être dans la prochaine accréditation.

Droits d'accès

• Tout le monde peut voir la table.
• Seuls les personnes autorisées dont les identifiants sont indiqués dans la dernière colonne peuvent modifier les lignes existantes. Elles peuvent éventuellement déléguer la responsabilité en modifiant la dernière colonne.
• Tout le monde peut créer des UE, une fois l'UE créée la personne qui l'a ajouté est la seule à pouvoir la modifier et son identifiant est indiqué dans la dernière colonne «Master»
• Les textes rouges correspondent aux valeurs de l'accréditation existante qui ne peuvent pas être modifiés.
• Les textes verts correspondent aux valeurs que vous avez le droit de modifier.
• Les cases rouges correspondent à des valeurs illégales ou qui n'ont pas de sens.
• Les textes noirs ne sont pas modifiables par vous.

Renouvellement

Vous tapez R Entrée dans la colonne État qui est la seule à contenir un texte vert (si vous avez le droit de modifier la ligne).

Vous pouvez alors modifier les valeurs suivantes afin de décrire l'UE :

• Intitulé_Court : 25 caractères maximum.
• Intitulé_Long : 60 caractères maximum. Ce changement d'intitulé est rétroactif et changera le nom de l'UE pour les anciens étudiants. Il faut demander une création d'UE si le changement de l'intitulé reflète un changement du contenu de l'UE. Il ne faut donc modifier ce champ que pour des corrections typographiques.
• Distanciel : Indiquez OUI s'il est possible de suivre la totalité de l'élément à distance. On ne parle pas de l'évaluation.
• Anglais : Indiquez OUI s'il est possible de suivre la totalité de l'élément à distance. On ne parle pas de l'évaluation.
• Responsable1, Responsable2 : indiquez les identifiants Lyon 1 d'au moins un responsable pédagogique de l'UE. Saisissez son nom ou prénom et choisissez la bonne personne dans la liste déroulante qui apparaît.
• CM, TD, TP : indiquez le nombre d'heures de cours, TD et TP. Le nombre d'ECTS ne changeant pas pour un renouvellement.

  Rappel : excepté pour les licences professionnelles, pour toutes les autres formations 1 crédit ECTS représente une charge de travail correspondant à un maximum de 10h de travail encadré.

• Prj : heures de travail en autonomie planifiées et rattachées à une UE. Afin de permettre des pédagogies innovantes et différenciées, tout en laissant une large place au travail en mode projet et aux mises en situation, des activités dirigées sont proposées aux étudiants. Elles s’ajoutent aux activités encadrées définies comme les enseignements en présentiel ou organisés selon des modalités équivalentes. Ces heures (PRJ) seront clairement identifiées dans les maquettes de formation et dans les emplois du temps afin d’en faciliter le déploiement.
• Stage : si c'est un stage, alors indiquez le nombre de semaines de stage.
• #CM, #TD, #TP : Norme d'encadrement pour un CM, TD et TP. Laissez vide pour prendre les valeurs votées en Conseil d'administration (CM→210, TD→35, TP→18, Anglais→24).
• Justification : Justifiez ici votre demande de norme d'encadrement spécifique.
• Commentaire : Texte libre pour faire remonter toutes informations utiles.

Création

Vous vous mettez sur une ligne vide :

• En allant à la fin de la table en :
  • appuyant sur la touche Page Suivante plusieurs fois ;
  • tapant le raccourci Ctrl+↓
  • cliquant vers le bas de l'ascenseur de droite
• ou bien en filtrant seulement les codes UE qui vous intéressent, par exemple seulement ceux qui commencent INF31. Cela va laisser des lignes vides pour saisir.

Vous saisissez un code pour la nouvelle UE dans la première colonne. Ce code devra respecter quelques contraintes, sinon la saisie sera refusée :

• Commencer par les 3 lettres attribuées à votre composante. (L'UFR Faculté des Sciences peut utiliser les codes MAT PHY CHM)
• Contenir un caractère '+' afin de ne pas le confondre avec un code Apogée existant.
• Être unique.
• Ce n'est pas une contrainte, mais comme vous devrez réutiliser ce code pour définir la structure des semestres et listes d'options, il est conseillé de prendre un code simple à taper et facilement mémorisable.

  Comme les lignes sont par défaut triées en fonction des codes, il est aussi intéressant de choisir un code permettant de l'inserrer à un endroit logique dans la liste : à coté des UE de la même formation.

Une fois le code saisi vous pourrez remplir les mêmes colonnes que pour un renouvellement mais vous pourrez indiquer en plus :

• ECTS : Le nombre de crédits ECTS. 3, 6 ou exceptionnellement 9.
• Nature : La nature de l'élément UE ou bien EC.

La personne qui a ajouté la ligne est la seule à pouvoir la modifier.

Destruction d'une ligne

On ne peut pas actuellement effacer la ligne, donc pour annuler une création demandée par erreur il faut mettre « Non_renouvellement ».

UE dans la mauvaise composante

Il faut laisser l'UE dans la mauvaise composante et prendre contact avec l'autre composante pour faire une demande de changement de composante à la cellule Apogée.

Icon : 🆕 ♻ ⛔

Ces icones seront affichées à différents endroits :

• 🆕 : Création
• ♻ : Renouvellement
• ⛔ : Non renouvellement

Création avec correspondance

Vous voulez que l'on considère que les étudiants ayant acquis l'ancienne UE peuvent l'utiliser en remplacement de la nouvelle dans leur année (nécessaire pour les redoublants) :

• Vous allez sur l'ancienne UE.
• Vous indiquez que c'est une «Création».
• Le code UE 2022 devient rouge car vous devez le changer.
• Vous indiquez le nouveau code pour 2022.
• Vous pouvez tout changer sauf le nombre d'ECTS et la nature.

Affichage de la structure

Vous appuyez sur la touche Majuscule et vous survolez les lignes. La structure descendante et montante de l'élément est alors affichée en haut à droite. Si vous sortez du tableau, elle disparaît.

Vous relachez la touche Majuscule pour figer l'affichage de la structure.

Les codes couleurs :

• Des dégradés de verts pour les UE et ce qui est au dessous.
• Des dégradés de bleus pour les semestres, blocs, années.
• Jaune pour les listes à choix

Si l'on survole une année :

Si l'on survole un choix :

Pour faire disparaître l'aide, allez en haut de la page avec la touche Majuscule appuyée.

Pour avoir des détails sur une case de la structure, relachez la touche Majuscule et survolez la case dans la structure.

Charges d'enseignement

Les 3 dernières colonnes contiennent l'ancienne charge d'enseignement, la nouvelle et la différence en considérant le nombre d'inscrits en 2020 (ou 2019 s'il n'y en a pas en 2020).

Pour voir la somme des valeurs d'une colonne :

• Cliquez sur une cellule de la colonne.
• Appuyez sur la touche Majuscule en la laissant enfoncée.
• Déplacez le curseur sur le nombre à droite de l'histogramme.

Pour les créations d'UE ou les UE qui n'avaient jamais eu d'inscrits, vous pouvez saisir un nombre d'inscrits pour 2020 pour calculer la charge prévisionnelle.

Filtres pratiques

Filtre à mettre en haut d'une colonne quelconque :

• Les lignes que vous avez le droit de modifier :
  [Master]~@[]
• Les UE qui ont leur nombre d'heures augmenté :
  [CM]>[CM_] ![CM_]= | [TD]>[TD_] ![TD_]= | [TP]>[TP_] ![TP_]=

Filtre à mettre en haut d'une colonne quelconque pour filter dans la colonne ou bien on peut le mettre dans le filtre de ligne Ctrl+F pour chercher dans toutes les colonnes :

• Ce que vous avez modifié :
  @
• Ce qui a été modifié après le 23 juillet à 17h40 :
  ?>23/7/2021-17:40
• Ce qui a été modifié par quelqu'un d'autre :
  !@ !@= !@=?

Fiche UE dans l'offre de formations

Vous devez être dans la table définissant le catalogue des UE.

Pour voir l'ancienne fiche UE il suffit de double-cliquer sur le nombre indiqué dans la colonne «OdF» de votre UE.

Pour saisir ou modifier la nouvelle fiche UE il suffit de double-cliquer n'importe où sur la ligne de votre UE. (sauf la colonne OdF bien sûr).

▶▶▶Afficher toutes les fiches ODF◀◀◀

Choisissez votre discipline : ACT BCH BIO CHM CL DBH GEP INF IP IPH IUA IUB IUC LEL LEM LEP LG LSL LSM LSPS MAT MB MGC MLE ODT PHD PHL PHM PHO PHY POL SPT STR STU TRE TRK TVL U

UEs dans d'autres établissements

Utilisez la table «Éléments dans d'autres établissements» pour les saisir.

Les codes créés de 8 caractères doivent avoir le format suivant :

Par exemple : U2SP101M

• U : c'est un établissement extérieurs
• 2 : Université Lyon 2
• SP : utilisée par la composante STAPS
• 1 : en "première année"
• 01 : c'est l'UE numéro 01
• M : de master

Si l'élément existait dans le passé, indiquez son ancien code Apogée dans la colonne 2016 et indiquez «Renouvellement» à la place de «Création».

Si le responsable de l'élément n'a pas d'idenfiant Lyon 1, indiquez son adresse mail professionnelle.

Catalogue des structures

Par défaut aucune structure n'est renouvelée. Il faut donc explicitement indiquer quelles sont les structures qui doivent être dans la prochaine accréditation.

Les tableaux contenant les structures sont indiqués dans la liste au début de cette page.

Les colonnes

Les colonnes ayant le même comportement que pour la table des UE ne sont pas indiquées ici.

• «Nature» de l'élément :
  • Les années, un code par type d'année.
    Licence : AnL1 AnL1.1 AnL1.2 AnL2 AnL3
    Master : AnM1 AnM2
    Licence Pro : AnLP
    DUT : AnD1 AnD2
    
  • BLOC : un ensemble d'éléments pédagogiques sur lesquels une moyenne doit être calculée.
  • BC : un ensemble d'éléments pédagogiques sur lesquels une moyenne n'a pas besoin d'être calculée.
  • CHOIX : un ensemble d'éléments parmis lesquels l'étudiant peut piocher ce qu'il veut suivre.
  • UE : Elle doit être indiquée dans la structure si elle contient des ECUEs ou ENS (sans crédits).
  • SEM : Seulement si des jurys de semestre existent.
  • CURS : Cursus.

  Si l'imbrication des natures n'est pas respectée alors un cadre rouge est affiché dans l'affichage graphique de la structure. En mettant le curseur dessus le détail de l'erreur sera affiché.

• « Intitulé_Court », «Intitulé_Long» comme pour les UE sauf pour l'intitulé long de l'année, qui doit indiquer si c'est pertinent :
  Diplôme / Mention / Parcours
  Diplôme / Mention
  Diplôme / Portail
  Diplôme
  Il n'est pas nécessaire d'indiquer le niveau de l'année puisque le code l'indique. Il faut bien mettre le «/» pour séparer les 3 informations par exemple :
  Licence STS / Portail MathInfo (L1)
  Licence STS / Informatique (L2 sans parcours)
  Licence STS / Informatique / Informatique
  Licence STS / Informatique / Informatique et Mathématiques
  
• «ECTS_min», «ECTS_max» ces deux nombres doivent généralement être égaux. Mais ce n'est pas obligatoire pour les éléments sur lesquels on ne calcule pas de moyenne (CHOIX par exemple). Une année doit obligatoirement faire 60 crédits.
• «Regroupe» liste les codes utilisés par l'élément. Il n'est pas possible de mettre n'importe quoi dans n'importe quoi. Si vous faites des choses impossibles, cela sera affiché en rouge dans la structure de l'élément. Les codes sont séparés par des espaces.

Comme pour les UE, vous pouvez appuyer sur la touche majuscule et déplacer le curseur pour voir apparaître les structures.

Un exemple de structure simple

Si l'on ne considère que des UE à 6 ECTS. On a 36 ECTS obligatoires et 24 ECTS optionnels. On peut modéliser cela de deux manières qui vont plus ou moins restreindre vos libertés :

Solution complètement libre :

• AnM2 : Diplôme / Mention / Parcours
  • UE1 obligatoire automne
  • UE2 obligatoire automne
  • UE3 obligatoire automne
  • UE4 obligatoire automne
  • UE5 obligatoire printemps
  • UE6 obligatoire printemps
  • CHOI (24 ECTS)
    • UE10 automne
    • UE11 automne
    • UE20 printemps
    • UE21 printemps
    • UE22 printemps
    • UE23 printemps
    • UE24 printemps

Solution figeant la temporalité des UEs et permettant aux étudiants de saisir eux-même leur inscription pédagogique avec IPWeb sans créer de situation impossible :

• AnM2 : Diplôme / Mention / Parcours
  • UE1 obligatoire automne
  • UE2 obligatoire automne
  • UE3 obligatoire automne
  • UE4 obligatoire automne
  • UE5 obligatoire printemps
  • UE6 obligatoire printemps
  • CHOI automne (6 ECTS)
    • UE10
    • UE11
  • CHOI printemps (18 ECTS)
    • UE20
    • UE21
    • UE22
    • UE23
    • UE24

Une version avec des jurys de semestre :

• AnM2 : Diplôme / Mention / Parcours
  • SEM Automne
    • UE1 obligatoire
    • UE2 obligatoire
    • UE3 obligatoire
    • UE4 obligatoire
    • CHOI (6 ECTS)
      • UE10
      • UE11
  • SEM Printemps
    • UE5 obligatoire
    • UE6 obligatoire
    • CHOI (18 ECTS)
      • UE20
      • UE21
      • UE22
      • UE23
      • UE24

Cursus

Dans ce qui suit, on ne met pas toutes les UE (ou cursus), il devrait y avoir des ... partout.

Les cursus sont sur l'année complète :

• AnL2 : Diplôme / Mention
  • CURS Intitulé parcours 1
    • UE1
    • UE2
    • CHOI
      • UE10
  • CURS Intitulé parcours 2
    • UE1 (obligatoire dans les 2 cursus)
    • UE5
    • CHOI Automne
      • UE10
    • CHOI Printemps
      • UE20

Les cursus sont dans chaque semestre :

• AnL2 : Diplôme / Mention
  • SEM Automne
    • CURS Intitulé parcours 1 automne
      • UE1
      • UE2
      • CHOI
        • UE10
    • CURS Intitulé parcours 2 automne
      • UE1 (obligatoire dans les 2 cursus)
      • UE5
      • CHOI
        • UE15
  • SEM printemps
    • CURS Intitulé parcours 3 printemps
      • UEp1
      • UEp2
      • CHOI
        • UEp22
    • CURS Intitulé parcours 4 printemps
      • UEp1 (obligatoire dans les 2 parcours)
      • UEp5
      • CHOI
        • UEp28

Pourquoi utiliser plusieurs CHOI ?

On peut tout mettre dans un unique choix, mais cela ne met pas de contrainte pour les étudiants qui saisissent eux-même leur IP avec IPWeb. Voici un exemple avec 4 UE nommées : Lundi1 Lundi2 Mardi1 Mardi2. Si l'on met un seul choix alors les étudiants peuvent choisir les options Lundi1 et Lundi2 alors que leurs emplois du temps ne sont pas compatibles. Pour résoudre ce problème il suffit de faire :

CHOI(Lundi1 Lundi2) CHOI(Mardi1 Mardi2)

L'étudiant pourra alors choisir 2 UE parmi les 4 mais on le force à choisir une UE le lundi et une le mardi.

Année avec plus de 60 ECTS

Le seul cas autorisé est pour les doubles diplômes. Donc c'est interdit pour tous les autres.

Si vous voulez que les étudiants puissent suivre plus de 60 crédits, alors vous ne l'indiquez pas dans l'accréditation. Lors de l'inscription de l'étudiant vous inscrivez l'UE supplémentaire dans le semestre AEU pour quelle soit dans le supplément au diplôme.

UE qui disparaissent

Pendant une année transitoire l'UE devra rester dans le parcours afin que les redoublants puissent la conserver.

Ceci ne doit pas être indiqué dans l'accréditation. Une remonté globale de ces UE devra être faite par une procédure non encore définie.

Échanges internationaux

Il n'est pas nécessaire d'indiquer toutes les UE dans la colonne «Regroupe» indiquez les plus courantes. Les autres seront ajoutées au cas par cas par la scolarité lors de l'inscription des étudiants.

UE passant d'une année à la suivante

Ce cas est a évité absolument car les étudiants qui passent à l'année suivante se retrouvent avec des crédits automatiquement validés. Leur inscription ne peut pas être faite avec IPWeb.

Il faut donc créer une nouvelle UE sans lien de correspondance.

Certifications de langue

Elles ne doivent pas être indiquée ici. Elles le seront quand les diplômes seront définis.

Orphelins

Si un élément est renouvelé ou créé et qu'il est inutilisé (donc inutile) alors la dernière colonne «Orphelin» contient «OUI».

Il peut exister des éléments orphelins, par exemple un élément qui ne peut être pris que dans le semestre AEU.

Mise à jour

Quand des modifications sont faites sur une table TOMUSS autre que celle sur laquelle vous êtes en train de travailler alors les modifications faites dans l'autre table ne vont pas apparaître quand vous faites l'affichage graphique des structures. Vous devez donc réactualiser la page web pour les voir.

Imprimer

Si nécessaire : vous filtrez ce qui vous intéresse. Puis vous cliquez en haut à gauche pour demander à imprimer les années.