Affectation des groupes de TD/TP

Les opérations qui suivent se déroulent après la fin des IP.

N'oubliez pas qu'après la fin des IP, des étudiants continuent à arriver pour des raisons recevables. Il n'est donc pas recommandé de recopier vos listes d'étudiants dans Excel, Claroline ni de les imprimer dès la rentrée.

Si jamais le nombre de groupes de TD change après le groupage initial, il faudra effacer tous les groupes pour l'UE pour en affecter d'autres. Ce nouveau groupage cassera les classes qui avaient été faites. Il faut donc que les nombres de groupes soient corrects le soir de la fin des IP.

Paramétrage des groupes

A la fin des IP vous devez trouver dans le catalogue des UE de votre discipline :

• Le nombre maximum de groupes de TD dans la colonne Nombre_de_groupes.
• La taille des groupes de TD dans la colonne Taille_des_groupes.
• Pour le groupage automatique, la colonne Affectation contient :
  • TD : les groupes A, B, C... sont automatiquement créés. Normalement vous devez avoir indiqué 35 comme taille de groupe.
  • TP : les groupes de A1, A2, B1, B2... sont automatiquement créés. Si la taille de groupe est 36 alors, 18 est l'effectif max pour ces demi-groupes.
  • NON : si vous voulez grouper vous-même (L3 par exemple). Ceci n'est pas recommandé en L1 et L2 car :
    • cela casse les classes : étudiants qui restent ensemble en TD dans plusieurs UE ;
    • la gestion du groupe A est à votre charge.

Vous pouvez demander par mail :

• à ce qu'un ensemble d'UE soit groupé de la même manière. Si un étudiant est dans le groupe C dans l'une, il sera dans le groupe C dans les autres.
• à ce que tous les étudiants d'une petite étape soient tous dans le même groupe.
• A ce qu'un groupe ne soit pas complété avec d'autres étudiants.

Si un effectif d'UE est au dessous de 12 alors il faut déposer une demande de dérogation auprès du département pour l'ouvrir. En cas de fermeture, vous prévenez les étudiants inscrits via TOMUSS pour qu'ils changent d'UE.

Prévenez gestion salle afin de libérer les salles inutilisées.

Groupage automatique initial

Le groupage automatique met les étudiants dans les groupes en respectant le plus de contraintes possibles :

• Il équilibre les effectifs entre les groupes.
• Il met ensemble les étudiants d'une même population.
• Il met ensemble les étudiants suivant les mêmes UE.
• Il met ensemble les étudiants qui se connaissent.
• Il évite les conflits d'emploi du temps du vendredi soir :
  En mettant dans le groupe A de la séquence 3 les étudiants faisant de la compétition.
  En mettant dans le groupe A (ou B si cela déborde) de la séquence 5 les étudiants qui sont dans le groupe A en séquence 3.

Groupage automatique journalier

Chaque jour, des groupes sont affectés aux nouveaux inscrits, en respectant les contraintes si c'est possible.

Quel que soit le mode de groupage, les responsables de l'UE sont prévenus par mail quand un nouvel étudiant arrive dans l'UE.

Lien avec ADE

Pour que les étudiants puissent voir leur emploi du temps personnalisé, le nom du groupe doit être le même que celui indiqué dans ADE.

Les groupes s'appellent habituellement A, B, C... Les groupes W et P ont un usage réservé.

Les emplois du temps étudiants sont mis à jour

• toutes les minutes pour tout ajout/changement d'IP ou de groupes de TD
• toutes les 2 heures pour les changements d'horaire et de salle dans ADE.

Faire un changement de groupe

Il suffit au responsable de l'UE de modifier le groupe dans TOMUSS pour que le changement soit effectif.

Il est de la responsabilité de l'étudiant de vérifier que le changement de groupe n'entraîne pas de conflit d'emploi du temps.

Les étudiants sont au courant des conditions officielles nécessaires pour changer de groupe

Groupes particuliers

Quelle que soit l'UE, dès que l'étudiant est inscrit, même au cours des IP, vous pouvez le mettre dans un groupe en indiquant le nom du groupe dans la colonne Grp de TOMUSS. Si vos groupes sont déjà dans Excel, vous pouvez les recopier dans TOMUSS.

L'affectation automatique de groupe n'effacera pas les groupes que vous avez saisis.

Les étudiants verront leur emploi du temps en fonction du groupe saisi dans TOMUSS.

Ceci est utile pour les groupes de prépa, de MASS ainsi que pour les étudiants handicapés que vous voulez directement mettre dans une salle accessible ou bien regrouper dans le même groupe de TD.

Il faut que les groupes particuliers soient faits avant le groupage automatique (veille du début des cours).

Si vous ne voulez pas que j'affecte d'autres étudiants au groupe que vous avez créé il faut me l'indiquer.

Si vous avez beaucoup de groupes, n'utilisez de préférence pas les groupes A et B dans lesquels je suis forcé de mettre des étudiants.

Affectation des groupes de TP

2 cas sont possibles.

S'il y a deux groupes de TP par groupe de TD

6 groupes de TP pour 3 groupes de TD dans ADE :

• A
  • A1
  • A2
• B
  • B1
  • B2
• C
  • C1
  • C2

Pour que l'étudiant voit uniquement son groupe de TP dans son emploi du temps personnalisé, le responsable de l'UE doit dans la colonne Grp de la table TOMUSS remplacer A par A1 ou A2, B par B1 ou B2... en découpant chaque groupe de TD en 2.

S'il n'y a pas 2 groupes de TP par groupe de TD

3 groupes de TP pour 2 groupes de TD dans ADE :

• A
  • A1
  • A2 (le groupe de TP 2 comporte les étudiants de A2 + B2)
• B
  • B2 (le groupe de TP 2 comporte les étudiants de A2 + B2)
  • B3

5 groupes de TP pour 3 groupes de TD dans ADE :

• A
  • A1
  • A2 (le groupe de TP 2 comporte les étudiants de A2 + B2)
• B
  • B2 (le groupe de TP 2 comporte les étudiants de A2 + B2)
  • B3
  • B4 (le groupe de TP 4 comporte les étudiants de B4 + C4)
• C
  • C4 (le groupe de TP 4 comporte les étudiants de B4 + C4)
  • C5

7 groupes de TP pour 3 groupes de TD dans ADE :

• A
  • A1
  • A2
  • A3 (le groupe de TP 3 comporte les étudiants de A3 + B3)
• B
  • B3(le groupe de TP 3 comporte les étudiants de A3 + B3)
  • B4
  • B5 (le groupe de TP 5 comporte les étudiants de B5 + C5)
• C
  • C5 (le groupe de TP 5 comporte les étudiants de B5 + C5)
  • C6
  • C7

Les groupes ADE ayant des effectifs non égaux, il est préférable de faire l'affectation dans les groupes avec l'aide d'un tableur.

• Copier les numéros d'étudiant et leur groupe de TD dans le tableur.
• Remplissez les numéros de groupe de TP dans une nouvelle colonne.
• Recopiez la concaténation TD+TP dans la colonne «Grp» de la table TOMUSS.

Dans votre tableur :

A	B	C	D
N° étudiant	=CONCATENATE(C,D) à copier dans la colonne «Grp» de TOMUSS	Groupe de TD venant de TOMUSS	Groupe de TP que vous remplissez de manière équilibrée.
p000000	A1	A	1
p000000	A1	A	1
p000000	A1	A	1
p000000	A2	A	2
p000000	A2	A	2
p000000	A2	A	2
p000000	A3	A	3
p000000	B3	B	3
p000000	B3	B	3
p000000	B4	B	4
p000000	B4	B	4
p000000	B4	B	4
p000000	B5	B	5
p000000	B5	B	5
p000000	C5	C	5
p000000	C6	C	6
p000000	C6	C	6
p000000	C6	C	6
p000000	C7	C	7
p000000	C7	C	7
p000000	C7	C	7

Cette manière de procéder permet :

• Que l'étudiant ait son emploi du temps personnalisé pour les CM, TD et TP.
• De garantir qu'un étudiant n'aura pas en même temps un TD ou un CM et un TP.

Etudiants inscrits ne suivant pas l'UE

Par exemple les doubles-cursus qui viennent seulement à l'examen terminal.

Il suffit de tous les mettre dans le groupe Z avant l'affectation automatique des groupes.

Le nombre de groupes indiqué dans le catalogue doit compter ce groupe Z.

Comment créer un groupe commun d'étudiants entre plusieurs UE ?

Si votre seule contrainte est que l'étudiant soit dans le même groupe de TD dans toutes les UE. Alors vous m'envoyez un mail en m'indiquant les UE. Les étudiants qui ne suivent qu'une des UE se mettent dans les places restantes. Vous n'avez rien d'autre à faire.

Si vous avez besoin d'être plus précis sur la constitution des groupes, voici la procédure :

Vous allez sur la table de l'étape (cherchez le code étape sur la page d'accueil de TOMUSS) contenant tous les étudiants. Sur cette table, vous ajoutez une colonne par UE :

• Vous mettez «XXX9999L» comme titre d'UE (ou autre chose, car cela n'a pas d'importance)
• Vous allez dans l'onget «Config» de la colonne.
• Dans le champ «Importation», vous mettez «UE-XXX9999L/Seq» cela indique qu'il faut remplir la colonne avec le contenu de la colonne «Seq» de la table «UE-XXX9999L»

Ensuite :

• vous filtrez les colonnes pour trouver la liste des étudiants en commun.
• vous ajoutez une colonne groupe dans laquelle vous remplissez le nom du groupe (de préférence ni A ni B pour les L1 et L2).
• vous exporter la colonne groupe sous la forme d'une liste de «numéros d'étudiants + Notes». C'est dans l'onglet «Action» du bloc du milieu,
• Vous importez dans les colonnes «Grp» des différentes tables ce texte pour créer le groupe C.

Étudiants particuliers

Dès qu'un étudiant apparaît dans TOMUSS, les enseignants peuvent lui affecter un groupe en l'indiquant dans la colonne «Grp» de l'UE. L'emploi du temps de l'étudiant indique le changement dans la minute.

Si des étudiants doivent systématiquement être mis dans un groupe particulier quelle que soit l'UE. Alors envoyez la liste des étudiants et le nom du groupe à thierry.excoffier@univ-lyon1.fr

Si un couple d'étudiants veut rester dans le même groupe quelle que soit l'UE, les étudiants se débrouillent avec les responsables d'UE en espérant leur compassion.

Impression : émargement & trombi.

Dans TOMUSS, quand vous êtes sur la page d'impression ou bien le trombinoscope, vous pouvez demander à avoir une feuille par groupe.

Ceci permet d'imprimer en une fois les feuilles d'émargement et les trombinoscopes pour l'ensemble des intervenants.

Vous n'utilisez pas TOMUSS

C'est dommage car :

• les référents pédagogiques ne peuvent pas suivre les étudiants.
• vos listes d'étudiants sont statiques et donc ne sont plus correctes quand il y a des changements.
• vous n'utilisez pas des tas de fonctionnalités qui vous feraient gagner du temps.

Pour voir vos étudiants, c'est tellement simple, vous allez sur TOMUSS et vous cliquez sur le titre de votre UE.

Tableau des IP

Il existe un tableau récapitulatif de l'ensemble des IP. Si vous avez vraiment besoin « Licence STS : Table des IP », Si vous n'avez pas l'accès, envoyez un mail à contact.tomuss@univ-lyon1.fr pour le demander.

Liste des étudiants

Pour les UE du semestre courant, utilisez TOMUSS pour obtenir la liste :

• Cherchez votre UE.
• Indiquez dans le filtre des colonnes Seq ou Grp ce qui vous intéresse.
• Cliquez sur «Imprime» dans le bloc en haut à droite.
• Cliquez sur «Je veux exporter dans un tableur»