Gestion des présences

Les objectifs de cet outil sont :

• De faciliter la communication entre la scolarité et les enseignants, spécialement les vacataires.
• De permettre aux enseignants non titulaires d'avoir accès aux informations sans avoir besoin d'utiliser les outils numériques de l'université. Notamment en début d'année quand leur identifiant n'est pas activé.
• De gérer les présences des étudiants alors qu'ils ne sont pas encore inscrits aux UE.
• De prévenir éventuellement le tuteur entreprise, le responsable de formation, le CFA et FOCAL en cas d'absence.
• D'avoir une vue globale de la présences des étudiants dans une formation.

Le gestionnaire définit la liste des enseignants.

Le paramétrage décrit ici n'est pas obligatoire pour les enseignant ayant un accès TOMUSS pendant leur cours. Pour ceux-ci, consultez «zéro-paramétrage»

Ceci est fait dans la table TOMUSS :
https://tomuss.univ-lyon1.fr/2021/Teachers/LeCodeDeMaFormation

• 2021 année universitaire
• LeCodeDeMaFormation code Apogée de l'étape (inscription administrative)

Cette table contient :

• L'adresse mail de l'enseignant. Il faut mettre l'adresse personnelle si ce n'est pas un titulaire.
• Le code du cours contenant les étudiants : UE-INF1010L pour une UE ou etape-LSTS13 pour l'inscription administrative. Cela peut être n'importe quel code de table TOMUSS existante, matière, module, enseignement... y compris une table avec des étudiants saisis manuellement.
• Le semestre dans lequel se trouve la table Automne ou bien Printemps.
• La liste des groupes dont s'occupe l'enseignant dans cette table. Ces groupes sont ceux définis dans la colonne Grp de la table de l'UE.

  Il est impératif que tous les étudiants du groupe indiqué scannent le QRCode.

  Saisi	Envoyé
  vide	Tous les étudiants
  A	A
  A B	A B A+B
  A B&[247]-|.*A	A B A+B Mais seulement pour les formations continues car leur status Apogée commence par «[247]-» ou se termine par «A» s'ils ont été ajouté dans la table https://tomuss.univ-lyon1.fr/2024/Public/alternants
  A B C	A B C A+B+C
  Génère automatiquement les groupes de TD et TP
  A1 A2 B2 B3	A1 A2 B2 B3 A2+B2 A1+A2 B2+B3 A1+A2+B2+B3
  A1 A2 B1 B2 C1 C2	A1 A2 B1 B2 C1 C2 A1+B1+C1 A2+B2+C2 A1+A2 B1+B2 C1+C2 A1+A2+B1+B2+C1+C2
  Liste inchangée si elle contient un «+»
  A1 A2+B2 B3	A1 A2+B2 B3
  A1+A2 B2+B3	A1+A2 B2+B3
  A1 A2+B2 B3 A1+A2 B2+B3	A1 A2+B2 B3 A1+A2 B2+B3
  Utiliser une colonne autre que «Grp»
  GrpTD=A GrpTD=B GrpTP=1 GrpTP=3	GrpTD=A GrpTD=B GrpTP=1 GrpTP=3 GrpTD=A+GrpTD=B+GrpTP=1+GrpTP=3
  Salle=A1 Salle=A2 Salle=B1 Salle=B2	Salle=A1 Salle=A2 Salle=B1 Salle=B2 Salle=A1+Salle=B1 Salle=A2+Salle=B2 Salle=A1+Salle=A2 Salle=B1+Salle=B2 Salle=A1+Salle=A2+Salle=B1+Salle=B2
  Salle=A1+Salle=A2 Salle=B1+Salle=B2	Salle=A1+Salle=A2 Salle=B1+Salle=B2
  Utiliser les séquences (licence STS)
  1-A 3-B	1-A 3-B 1-A+3-B
  1-A1 1-A2 1-B2 1-B3	1-A1 1-A2 1-B2 1-B3 1-A1 1-A2+1-B2 1-B3 1-A1+1-A2 1-B2+1-B3 1-A1+1-A2+1-B2+1-B3
  1-A1+1-A2 1-B2+1-B3	1-A1+1-A2 1-B2+1-B3

• «Mail_ABI» : si «OUI» l'enseignant est immédiatement prévenu quand une absence est notée. Il reçoit la liste des étudiants absents à son cours.
• «Durée du cours» en minutes. Cette durée est indiquée dans le QRCode et est utilisée dans le reporting pour déterminer la durée des présences et absences. Il est donc nécessaire de faire un QRCode différent par durée de cours.
• «ABI» : Si OUI alors le responsable de la table où sont indiquées les présences est en copie du mail envoyé à l'étudiant pour le prévenir qu'il a été noté absent.
• «Nb_QRCode» : nombre de paires de QRCode à envoyer à l'enseignant.
• «XLS» : Si «NON» alors la liste des étudiants n'est pas envoyé et les QRCodes sont directement affichés dans le corps du mail.
• La date du dernier mail envoyé à l'enseignant, cela se rempli automatiquement quand le mail est envoyé.
• Le texte à mettre dans le corps du mail pour remplacer le message par défaut.

• Un commentaire personnel qui ne sera pas diffusé.

La table contenant ces informations est privée et par défaut ne peut être vue que par la personne qui l'a créée. Pour ajouter d'autres utilisateurs à cette table il faut indiquer leurs identifiants séparés par un espace dans le champ «Restreint à» de l'onglet «Table/Accès».

Il est conseillé de mettre son adresse mail et d'envoyer le mail pour vérifier que le fichier XLS correspond bien à ce que l'on veut.

Cas d'une UE commune à 2 formations en alternance

On ne veut pas faire scanner 2 QRCodes aux étudiants, l'UE sera donc à la charge de l'une des 2 formations, Des étudiants seront notés dans la table de présence de l'autre formation.

Le reporting cherchera les étudiants dans toutes les tables de présence de toutes les formations afin de recontruire une vue globale.

Le gestionnaire envoit un mail aux enseignants.

Le message par défaut à envoyer aux enseignants peut être modifié en cliquant sur le lien «Modifiez le message par défaut». Il peut aussi être modifié enseignant par enseignant, mais la saisie est compliquée à faire. Il est donc déconseillé de le faire.

Message avec fichier XLS :

Message sans fichier XLS :

Pour envoyer le mail aux enseignants, deux possibilités :

• Double cliquez sur la ligne de l'enseignant pour lui envoyer le mail
• Cliquez sur le lien «toutes les lignes filtrées» qui est en haut à gauche.

Le mail contient un fichier XLS par groupe d'étudiants. C'est le groupe «L» dans la copie d'écran. S'il contient plusieurs groupes, par exemple «A1» et «A2» il contiendra alors un fichier XLS «A1+B1» avec la fusion des deux groupes.

L'enseignant reçoit le mail.

Il a donc la liste des étudiants triée par nom : (contrairement à la copie d'écran)

• Le numéro d'étudiant officiel.
• La photo si elle n'a pas été cachée.
• L'adresse mail universitaire.
• Le nom et le prénom.
• Le code du groupe. Ce code n'est pas le même pour tous les étudiants si la case listant les groupes associés à l'enseignant a été laissée vide.

Il peut utiliser ce feuillet pour saisir des notes qu'il sera ensuite facile d'importer dans TOMUSS car le numéro d'étudiant est indiqué.

Il y a deux feuillets par séance :

• QRcode⌚ à montrer en début de séance pour que l'étudiant se note présent.
• QRcode⛔ à montrer en fin de séance pour terminer le cours. Si au bout de 6 heures le QRCode de fin n'a pas été scanné il est automatiquement expirés et les étudiants absents sont prévenus.
• Un QRCode fermé ne peut pas être réutilisé.

Partage de QRCode

Les QRCodes reçus par l'enseignant ne contiennent ni l'horaire ni la liste des étudiants, seulement :

• Code du cours.
• Groupe d'étudiant (A ou B ou A+B ou...).
• Nom de l'enseignant (la partie avant @ dans l'adresse mail).
• Automne ou printemps.
• La durée du cours en minutes
• Un identifiant de QRCode

Un enseignant peut donc passer une paire de QRCode à un intervenant extérieur qui interviendrait ponctuellement dans l'UE. De manière numérique ou via une feuille de papier.

L'enseignant fait son cours.

Les étudiants doivent scanner le QRCode⌚ indiquant le début de la séance.

• Il peut le vidéo projeter.
• Il peut le faire circuler sur papier.
• Il peut le montrer sur son téléphone.

BIO3087L charles.darwin L

• 10 PRST
• 2 ABINJ

Jacques MARTIN
PRST

Vous ne pouvez plus répondre

Cela affiche à l'étudiant qui scanne avec son téléphone :

• Le code UE, le nom de l'enseignant, le groupe
• le nombre total de présents et éventuellement absents.
• son identité.
• son statut : «PRST»
  éventuellement «ABINJ» et séance fermée s'il arrive après la fin
• La photo de l'étudiant

En fin de séance l'enseignant fait scanner le QRCode⛔ par un des étudiants ou éventuellement il le scanne lui-même afin d'interdire l'ajout de nouveaux présents et d'enregistrer les absents.

Le QRCode de fin est automatiquement activé 6 heures après le scan du QRCode de début. Les absents sont notés absents et les mails envoyés.

Si le nombre d'étudiants physiquement présents ne correspond pas au nombre de «PRST» alors les présences doivent être notées manuellement.

Zéro paramétrage

Cette procédure permet aux enseignants de directement noter les présences sans avoir besoin de lister les enseignants. Il est par contre nécessaire que l'enseignant ait accès à TOMUSS pendant son cours.

La procédure est la suivante :

• L'enseignant va sur la page d'accueil de TOMUSS.
• Il clique une fois sur son UE (ou bien la table étape si les IP ne sont pas faites) pour faire apparaître le menu.
• Il choisit les groupes d'étudiants qu'il a devant lui.
• Il clique sur « Présences centralisée par Étapes ».
• On lui demande la durée du créneau de cours.
• Il peut éventuellement demander à saisir/modifier des créneaux dans le passé.
• On peut indiquer que seul les étudiants de formation continue doivent scanner le QRCode.
• Il clique sur le bouton « GO ! »
• Il peut alors faire l'appel ou/et projeter un QRCode aux étudiants.

C'est la même interface que quand on clique sur QRCode dans une colonne «Présence» dans la table TOMUSS. La différence est que les présences ne sont pas indiquées dans la table de l'UE mais dans la table récapitulant toutes les présences des étudiants de l'étape.

Attention : les ABINJ ne sont pas automatiquement indiquées, il faut cliquer sur «Enregistrer les ABINJ».

S'il y a des étudiants de 2 étapes dans l'UE les présences sont notés dans l'étape la plus courante. Les reportings fusionnent toutes les informations.

L'étudiant noté absent est prévenu.

A l'instant ou le QRCode⛔ est scanné, s'il y a ≤40% (paramétrable) d'étudiants absents dans le groupe :

• Les étudiants absents sont notés ABINJ
• Ils reçoivent immédiatement un mail les prévenant qu'une absence a été enregistrée.
• Si dans la configuration il est indiqué que le responsable de la table des présences doit être prévenu, alors il sera en copie de ce mail à l'étudiant.
• Ils peuvent contacter l'enseignant pour se faire noter présent si c'est une erreur.
• Ils peuvent contacter le gestionnaire pour justifier leur absence si par exemple c'est un changement de groupe.

S'il y a >40% d'étudiants absent, le responsable de la table TOMUSS contenant les présences/absences est prévenu que les étudiants n'ont pas été notés absents. Ce qui suit est la description de cette table.

Récapitulatif des présences.

Le récapitulatif de l'ensemble des présences est dans la table TOMUSS :
https://tomuss.univ-lyon1.fr/2020/P/LeCodeDeMaFormation
La première personne qui visite cette table en devient responsable. Il est donc conseillé que le gestionnaire la visite tout de suite. Le lien vers cette table est indiquée sur la table listant les enseignants.

Cette table est initialement vide. Les étudiants sont automatiquement ajoutés quand :

• ils scannent un QRCode pour être notés présents, même s'ils ne sont pas inscrits à l'UE.
• ils sont inscrits dans le groupe mais doivent être notés ABINJ car non présents en fin de séance.

On peut indiquer l'adresse mail du tuteur entreprise et celle d'un administrateur entreprise. L'un des deux ou les deux peuvent être prévenus des absences de l'étudiant quand le gestionnaire envoit les mails. S'il y a plusieurs adresses mail alors le séparateur est l'espace.

Les titres de colonnes ont la forme YYYY-MM-JJ_HH:MM et indiquent le début du cours. Si la colonne existe elle est utilisée, sinon une nouvelle colonne est créée en arrondissant au quart d'heure.

Il est supposé que la durée minimale d'une cours est de 1h30.

Les cellules se remplissent avec PRST ou ABINJ.

• L'historique indique la date de la saisie et par qui elle a été faite
• Le commentaire de la cellule (vide sur la copie d'écran) indique :
  CodeUE Enseignant Groupe#QRCode

Correction manuelle

L'enseignant peut visiter le récapitulatif des présences. Il peut alors indiquer «PRST» (ou «ABINJ») pour un créneau.

Si nécessaire, il lui sera demandé de choisir le cours dans la liste de ceux qui ont eu lieu à ce moment là. C'est nécessaire pour déterminer le moment et la durée de la présence ou de l'absence.

Récapitulatif sur le suivi de l'étudiant

Les enseignants et étudiants voient sur la page de suivi la liste de tous les créneaux. On peut mettre le curseur sur un disque pour obtenir les informations sur le créneau : heure, cours et enseignant.

Reporting

Il faut cliquer en haut à droite sur le lien «Rapports par étape». On arrive sur une page qui permet de configurer le rapport :

• Le code étape de la formation que l'on veut analyser. On peut aussi indiquer un code CURSUS, BLOC et même UE.
• La date du premier et dernier jour de la période à afficher.
• Le début du status des étudiants que l'on veut afficher : «4»
  On peut indiquer «4|7» pour indiquer 2 débuts de status.
• Pour la version «Imprime», on peut indiquer un début et une fin de page (en HTML). Pour ajouter le logo de l'université : <img src="https://www.univ-lyon1.fr/images/logolyon1.png">
• Pour la version «XLS» et «Imprime», on peut indiquer l'unité de comptage : le nombre de créneaux ou bien le nombre d'heures.

Un bouton pour choisir l'affichage du rapport :

• «Couleur» permet d'avoir une vue globale mais détaillée de la promo, avec toutes les informations accessibles.
• «Imprime» permet d'avoir pour chaque étudiant la liste de ses présences et absences.
• «XLS» résume la promo complète en faisant des sommes semaine par semaine des présences, absences et absences justifiées. Cela liste aussi les dates des absences.

Toutes les absences à un cours

Quand le responsable d'UE est sur la table de son cours il peut cliquer sur le bouton Abj da tt et puis sur :
Si la gestion globale des présences est faite au niveau de la formation, regardez :

Cette présentation fusionne les présences quand le cours a été fait sur plusieurs créneaux horaires avec plusieurs groupes. Cela n'affiche pas plusieurs colonnes avec seulement une partie des étudiants présents mais une seule avec la fusion de toutes les présences sur tous les créneaux :

Filtrer un cours/intervenant...

Par défaut les filtres TOMUSS regardent le contenu des cellules, pour chercher dans les commentaires, il faut commencer le filtre par «#»

• #~CodeUE va trouver les QRCodes de l'UE
• #~Login va trouver les QRCodes de l'enseignant

Pour filtrer les colonnes concernant les dates qui vous intéressent, indiquez le filtre tout en bas du bloc central («Colonne»)

• 2021-09 pour ne voir que septembre
• 2021-09-15 pour ne voir que le 15 septembre

Le gestionnaire prévient l'entreprise.

Le gestionnaire va sur la table des présences, il peut alors :

• Saisir les adresses mails des tuteurs et administrateurs coté entreprise dans la colonne «Tuteur_entreprise» et «Administratif_entreprise» s'ils ne sont pas définis. On peut mettre plusieurs adresses séparées par des espaces pour un étudiant.
• Saisir les ABINJ et PRST si l'on a une feuille d'émargement papier.
• Modifier directement les ABINJ pour les transformer en ABJUS
• Cliquer sur «Gérer les messages» pour définir les textes et à qui sont envoyés les messages.
• Cliquer sur «Gérer les absences» pour décider à qui envoyer les messages.

Avant de faire afficher la fenêtre d'envoit de messages, il est possible de filtrer seulement une partie des étudiants.

Gérer les messages

Après avoir cliqué sur «Gérer les messages» une fenêtre apparaît permettant de définir les textes et à qui sont envoyés les messages.

Les textes des messages peuvent contenir ces "tags" :

Définition du message envoyé aux responsables par petits morceaux :

• Le sujet du mail

  Absences de [NameList]

• Le début du message.

  Bonjour.
  Les absences suivantes ont été enregistrées :

• Le texte à afficher pour chacun des étudiants absents.

  [student_id] [student_surname] [student_firstname] [student_mail]
  UE : [ue_code]. Titre : [ue_title]. Enseignant : [teacher]. Groupe de TD : [td]
  [start] → [end] durée cours : [duration_in_hours] heures

• La fin du message.

  Cordialement.
  La scolarité.

Le texte du message envoyé à l'étudiant au moment où son absence est enregistrée (status étudiant : [12347H]-.*). On peut indiquer une liste d'adresses mails qui seront en copie de ce message.

Bonjour.
Vous venez d'être noté absent pour «{}»
Si c'est une erreur, prévenez immédiatement votre enseignant.
Sinon vous devez justifier de votre absence auprès de la scolarité.
Cordialement.
TOMUSS.

Les messages d'absence sont envoyés au contact entreprise de l'étudiant et aux adresses suivantes si elles sont indiquées :

• Contact CFA, status étudiant : [247]-.*
• Responsable de la formation, status étudiant : [12347H]-.*
• FOCAL, status étudiant : [247]-.*|3-03

Les règles définissant à partir du status de l'étudiant qui doit recevoir les mails. Normalement il ne faut pas modifier les règles prédéfinies. Le status de l'étudiant est «X-YY» avec :

Dans certain cas le changement de status étudiants met du temps à être fait dans Apogée. Mais l'on veut tout de suite utiliser les QRCodes pour ces étudiants et les considérer parmi les alternants. Il est possible de faire cela en créant une table https://tomuss.univ-lyon1.fr/2024/Public/alternants qui contiendra les alternants. La lettre «A» sera ajoutée au status des étudiants qui sont dans cette table.

Gérer les absences

En cliquant sur chacune des cases des trois premières colonnes on peut choisir les messages qui seront envoyés. Les lignes sont jaunes pour les messages envoyés.

Quand le curseur survole un étudiant, un cadre blanc apparaît avec :

• les adresses mail des destinataires du message.
• le texte du message qui sera envoyé.

Quand on clique sur le bouton «Enregistrer» :

• Case Jaune :
  • Les mails sont envoyés.
  • La personne qui a envoyé le mail est en copie de tous les mails envoyés.
  • La cellule de l'étudiant passe de «ABINJ» à «ABINJ@» ou de «ABJUS» à «ABJUS@» pour indiquer que les messages ont été envoyés et qu'il ne faut plus reposer la question dans le futur.
• Case Grise :
  rien n'est fait, le cas sera reproposé la prochaine fois.
• Case Rouge :
  La cellule de l'étudiant prend l'état indiqué.

Justificatif d'absence.

L'interface de saisie des justificatifs d'absence affiche les ABINJ indiqués pendant les périodes d'absence justifiées. Il est alors possible de cliquer sur un bouton pour transformer ABINJ en ABJUS si cette action est à la charge de la personne saisissant le justificatif.

Définition des groupes.

Les groupes utilisés sont ceux contenus dans la colonne «Grp» de la table TOMUSS de l'UE ou de l'étape. Si la colonne est vide, n'importe qui peut définir les groupes. Le colonne est initialisée avec les groupes définis dans Apogée s'ils existent :

• Les groupes attachés à l'UE si c'est une UE
• Les groupes attachés à l'étape si c'est une étape

Il est possible de faire apparaître les groupes Apogée d'étape dans l'UE en le demandant à contact.tomuss@univ-lyon1.fr

Un étudiant va dans le mauvais groupe.

Si les 2 créneaux sont disjoints, l'étudiant est noté absent au premier et il prévient le responsable pour qu'il enlève cette absence.

Si les 2 créneaux sont en parallèles, alors il est noté présent dans le groupe dans lequel il suit le cours. Quand c'est la fin du groupe qu'il aurait du suivre sa présence n'est pas effacée, il n'est pas compté comme absent et il ne figure pas non plus dans la liste des présents (pour ne pas fausser le décompte physique).

Attestation de présence

Pour générer les attestations de présences :

• Charger le reporting XLS sur la période qui intéresse
• Aller dans une attestation de présence vierge
• Insérer les informations du fichier XLS aux bons endroits.
  • Avec LibreOffice : un tutoriel, un autre.
  • Avec Office : un tutoriel, un autre.

Problèmes connus.

Pour simplifier l'usage de ces QRCodes, on pourrait :

• Les nommer par une date, mais il faudra alors indiquer combien il y a de créneaux par semaine pour ne pas être obligé de faire un créneau par jour.
• Ajouter un bouton 'Détruire' dans le fichier XLS pour éliminer la paire QRCode utilisés.

Travail en autonomie des étudiants.

Si l'on veut être un minimum rigoureux sur ce travail qu'il est obligatoire de réaliser dans les locaux de l'université :

• Les étudiants doivent de préférence être dans la même salle.
• Pendant le créneau de présence, quelqu'un doit passer et faire scanner les QRCode de présence.

Il faut donc traiter ce créneau comme un créneau normal d'enseignement.

Authentification requise pour clôturer.

Le QRCode de fin nécessite de s'authentifier mais ce n'est pas un problème car les utilisateurs sont généralement authentifiés. Si l'on n'authentifie plus alors la personne qui scanne ne verra plus si elle a été notée présente ou pas et il sera plus facile de faire du déni de service sur TOMUSS.

Utiliser 2 QRCodes au lieu de 20 paires, pose des problèmes dès que le premier cours est terminé :

• le navigateur web va conserver le lien et pourra éventuellement le recharger tout seul. Cela va créer des colonnes de début de cours.
• Un étudiant peut charger le QRCode en avance sur le cours et donc l'heure de début de cours (et sa durée sera fausse).
• A n'importe moment un étudiant peut terminer l'appel.

Le seul moyen de résoudre les problèmes précédents qui empêchent d'avoir des données fiables est que seul l'enseignant puissent scanner le QRCode de début et de fin de cours ce qui nécessite qu'il ait un compte à l'université.

Scan du QRCode.

Le scan du QRCode renvoit l'étudiant sur sa page TOMUSS normale. Il y a de fortes chance que le scanner de QRCode transforme l'URL la rendant inutilisable. Celui de l'application Photo de Google passe l'URL en minuscule par exemple.

Sur certains smartphones le lecteur de QRCode installé par défaut ne permet pas de zoomer et donc de lire un QRCode vidéoprojetés. Les étudiants doivent donc installer une application permettant de zoomer sur les QRCodes.

• Binary Eye (Markus Fish) : GPL, très léger, seulement Android, sans pub
• Scanner code QR et code barres (QR Easy) : seulement Android, sans pub
• QR Scanner Privacy Friendly (SecUSo) : seulement Android, sans pub, peut bloquer des URL et charge une base de donnée.
• Kaspersky QR Code Scanner : NON car il envoit les URL à l'entreprise
• Utiliser une application web (solution moins efficace et performante) :
  • https://qrcodescan.in : ne permet pas de zoomer et avec pub
  • Il est envisageable d'en développer une facilement

Réunion du 30/09/2021

Ajouts pour la version du 1 novembre 2021

• Un début de reporting par code étape.
• Le fichier XLS contient un petit QRCode pour les étudiants du premier rang.
• Le QRCode de fin est associé à un texte rouge pour ne pas se tromper.
• On peut indiquer une liste d'adresse mails qui seront en copie du message ABI envoyé à l'étudiant.

Changements pour la version du 3 mars 2022

• On peut interdire les changements de groupe en indiquant == au lieu de = dans la définition des groupes. Ceci n'est pas recommandé.
• Pour le reporting : on doit maintenant indiquer la date exacte de début et de fin.
• Ajout du reporting pour l'impression détaillée étudiant par étudiant.
• Ajout du reporting XLS faisant les calculs semaine par semaine.
• La définition des cours impose maintenant que l'on indique la durée du cours en minutes. Les QRCode envoyés affichent la durée. Si pour un même cours et enseignant il y a des cours de 2 heures et de 4 heures, il faut envoyer des QRCodes de 2 heures et 4 heures ou bien seulement 2 heures, mais dans ce cas, il faudra faire scanner les étudiants deux fois.
• L'ajout manuel de PRST/ABINJ affiche la liste des cours possibles afin que l'enseignant puisse l'associer au bon cours. Généralement il y a un seul cours possible pour le créneau et la question n'est donc pas posée.
• Le reporting textuel peut afficher les durées.
• Cache la colonne «Message» dans la définition des enseignants et cours car elle n'est pas utilisée et elle prend de la place.

Réunion du 03/03/2022

Formation des référents QRCode

Le référent aide les responsables de formation de sa composante et fait remonter les questions auxquels il ne peut pas répondre à contact.tomuss@univ-lyon1.fr

La liste des référents QRCode :

• https://tomuss.univ-lyon1.fr/2022/Printemps/ReferentsQRCode
• Cette liste sera considérée comme une UE pour faire les essais.
• Si les IP des étudiants ne sont pas faites on ne peut pas noter automatiquement les absents.
• La colonne «Grp» contient le créneau de la formation : L M J V (Si les groupes ne sont pas défini dans Apogée, on peut importer les groupes dans chaque UE à partir de votre tableur favori : importer une colonne dans TOMUSS)
• Vous pouvez utiliser la table pour faire un publi postage.
• Elle apparaît sur votre page de suivi TOMUSS.

Pour connaître le minimum sur TOMUSS lisez le début de la documentation ou bien regardez les vidéos de présentation.

Faire la liste des cours

La liste de cours (une par étape) :

• https://tomuss.univ-lyon1.fr/2021/Teachers/ReferentsQRCode
• 2021 : c'est l'année universitaire, pas administrative.
• Dans la réalité vous remplacerez «ReferentsQRCode» par le code étape de la formation (cela simplifie le reporting).
• Ajoutez une ligne en vous mettant comme enseignant, et en renseignant les colonnes (sauf «Date_Mail»).
• Double cliquez sur la ligne que vous avez ajoutée pour vous envoyer le mail destiné à l'enseignant. Vous verrez donc exactement ce que l'enseignant reçoit.

La liste des groupes de TD conviés au cours est importante, c'est ce qui permet de gérer automatiquement les absences.

• Si rien n'est indiqué tous les étudiants sont conviés.
• Si un groupe est indiqué alors c'est seulement ceux du groupe qui est indiqué.
• S'il y a plusieurs groupes, alors l'enseignant reçoit autant de QRCode (fichiers XLS) que de groupes d"étudiants. Il y aura donc une séance séparée par groupe d'étudiant.
• Le groupe « A+B » indique que les groupes A et B sont ensemble en cours.
• Plus d'exemples et d'explications

Les présences

La tables des présences (une par liste de cours, défini précédemment) :

• https://tomuss.univ-lyon1.fr/2021/P/ReferentsQRCode
• Le bon lien vers cette table est indiqué en haut à gauche de la table listant les cours.
• Cette table se remplit progressivement quand les étudiants scannent les QRCodes.
• Il y a une colonne par créneau horaire.
• Le statut de l'étudiant est extrait d'Apogée et permet de décider à qui seront envoyés les messages en cas d'absence. Liste des status.

Maintenant scannez un QRCode de début de cours, vous êtes un étudiant :

• Sur le téléphone on indique que vous êtes présent et le nombre de présents au cours.
• Votre nom et votre présence apparaît dans la table des présences.
• Le titre de la colonne est «AAAA-MM-JJ_HH:MM»
arrondi à 15 minutes.
• Le commentaire de la cellule contenant PRST indique :
  • Le code UE.
  • Ce qu'il y a à gauche du «@» dans l'adresse mail de l'enseignant.
  • Le ou les groupes d'étudiants devant assister à l'enseignement.
  • Le semestre de l'UE (Automne ou Printemps)
  • La durée du créneau en minutes.
  • Puis «#» et un identifiant de QRCode

Vous scannez (ou faites scanner par un étudiant) le QRCode de fin de cours afin que le QRCode de début de cours ne soit plus utilisable. Vous comparez le nombre de présents affiché au nombre de présents réel. Si cela ne correspond pas, il faut identifier le problème.

Si un enseignant n'a pas fait scanner le QRCode on peut alors saisir les présences manuellement.

Configurer les messages à envoyer

Pour chaque étudiant dans la table des présences il faut indiquer l'adresse mail de son tuteur entreprise (s'il y en a plusieurs, vous séparez les adresses mails par un espace). Vous pouvez faire une importation à partir d'un tableur si les numéros d'étudiant sont indiqués.

Vous cliquez ensuite en haut à droite sur «Configurer les messages» (onglet «Table/Infos»)

• La première colonne indique le contenu du message éventuellement envoyé à l'entreprise, au CFA, au responsable de la formation et à FOCAL.
  • Ces messages ne sont jamais envoyés automatiquement, c'est une action manuelle qui déclenche les envois. Il y aura un aperçu des messages envoyés.
  • Le texte des messages peut contenir différentes informations voici la liste des mot-clefs.
  • N'indiquez pas d'adresse mail si vous ne voulez pas envoyer de message.
  • Il est possible de modifier de «Répondre à» pour que cela ne soit pas une adresse personnelle qui soit affichée.
• La deuxième colonne décrit le message envoyé automatiquement à l'étudiant qui vient d'être noté absent (au moment du scan du QRCode de fin). On peut indiquer une adresse mail supplémentaire qui recevra ce message en copie.
• La troisième colonne contient le pourcentage d'absence à partir duquel on ne note plus automatiquement les absences. 0.4001 indique que s'il y a strictement plus de 40% d'absent on ne fait rien car l'enseignant a certainement fait scanner le mauvais QRCode. Dans ce cas, le responsable reçoit un mail d'avertissement car les absences vont devoir être saisies manuellement. Il indiquera ABINJ pour les étudiants absents dans la bonne colonne.

Envoyer les messages

Indiquez dans la table des présences que quelqu'un est absent sinon vous ne pourrez rien voir :

• Vous tapez «I» ou «ABINJ» dans la case de la personne.
• Vous choisissez votre cours dans la liste qui est proposée.

Quand vous avez le temps de gérer les absences (une fois par semaine par exemple) vous cliquez sur «Gérer les absences» :

• La liste de toutes les absences non traitées s'affiche.
• Pour indiquer que l'on veut envoyer un message on clique sur le créneau. Le message qui sera envoyé s'affiche à droite.
• On peut utiliser le menu déroulant pour :
  • basculer l'étudiant en PRST
  • ajouter '@' si le message a déjà été envoyé par ailleurs.
  • basculer en «Vide» si c'est une erreur (changement de groupe)
• Quand tout est propre, on clique sur le bouton en haut pour envoyer tous les messages et changer le status de l'absence.

L'étudiant est en copie du message envoyé à l'entreprise.

Reporting

Le lien «Rapport par étape» sera vide car vous n'êtes pas inscrit à une étape. Vous allez donc regarder le reporting de l'étape LPIC70 : https://tomuss.univ-lyon1.fr/P_reporting/2021/LPIC70

Vous modifiez la date de début (1/1/2022 par exemple) et cliquez sur les différents boutons en bas pour voir ce que cela donne.

Si vous mettez «[24]» dans la case «Status» seul les étudiants dont le status commence par 2 ou 4 seront affichés.

Justificatifs d'absence

TOMUSS permet d'enregistrer les périodes d'absence justifiées en indiquant un motif.

• Lors des absences, l'étudiant qui a un justificatif est directement indiqué ABJUS et ne reçoit pas le mail lui indiquant qu'il est absent.
• L'entreprise et le CFA reçoivent les mails récapitulatifs des absences.

Pour donner le droit à quelqu'un de saisir des justificatifs, il faut le demander à contact.tomuss@univ-lyon1.fr