Gestion des présences

Les objectifs de cet outil sont :

Doit faire N'a plus à faire
Responsable
formation
En début de semestre, créer une liste des cours (pas des créneaux) : enseignant, durée des créneaux, groupe de TD.
Envoyer les QRCodes à tous les enseignants (en un clic).
Cette paramétrage n'est pas nécessaire si les enseignants ont accès à TOMUSS pendant leur cours
Imprimer des feuilles d'émargement et les récupérer.
Relancer les étudiants absents pour qu'ils envoient un justificatif.
Assurer une correspondance exacte entre ADE et la réalité des enseignements.
Enseignant Montrer aux étudiants un QRCode en début et en fin d'appel. Signer les feuilles des étudiants.
Scolarité Faire les inscriptions pédagogiques dès que possible.
Vérifier que les alternants ont un bon régime d’inscription dans Apogée (au niveau des IA).
Formation
Continue
En début d'année :
  • Indiquer à la scolarité les étudiants pour lesquels le statut n'est pas bon dans Apogée.
  • Saisir les mails des maîtres d'apprentissage.

Une fois par semaine, corriger les problèmes éventuels ABINJ→ABJUS ABINJ→PRST... et faire remonter les absences aux entreprises et à FOCAL.
Éventuellement saisir les justificatifs d'absence afin d'avertir les enseignants et éviter les ABINJ transitoires.
Gérer des feuilles papiers (sauf contrat professionnel et les personnes en reprises d’études).
Pour FormaSup il ne sera plus nécessaire de saisir les informations dans Lé@ il suffira de cliquer sur un bouton.

Le gestionnaire définit la liste des enseignants.

Le paramétrage décrit ici n'est pas obligatoire pour les enseignant ayant un accès TOMUSS pendant leur cours. Pour ceux-ci, consultez «zéro-paramétrage»

Ceci est fait dans la table TOMUSS :
https://tomuss.univ-lyon1.fr/2021/Teachers/LeCodeDeMaFormation

Cette table contient :

La table contenant ces informations est privée et par défaut ne peut être vue que par la personne qui l'a créée. Pour ajouter d'autres utilisateurs à cette table il faut indiquer leurs identifiants séparés par un espace dans le champ «Restreint à» de l'onglet «Table/Accès».

Il est conseillé de mettre son adresse mail et d'envoyer le mail pour vérifier que le fichier XLS correspond bien à ce que l'on veut.

Cas d'une UE commune à 2 formations en alternance

On ne veut pas faire scanner 2 QRCodes aux étudiants, l'UE sera donc à la charge de l'une des 2 formations, Des étudiants seront notés dans la table de présence de l'autre formation.

Le reporting cherchera les étudiants dans toutes les tables de présence de toutes les formations afin de recontruire une vue globale.

Le gestionnaire envoit un mail aux enseignants.

Le message par défaut à envoyer aux enseignants peut être modifié en cliquant sur le lien «Modifiez le message par défaut». Il peut aussi être modifié enseignant par enseignant, mais la saisie est compliquée à faire. Il est donc déconseillé de le faire.

Message avec fichier XLS :

Bonjour.

Voici pour chaque groupe de TD dont vous vous occupez un fichier XLSX avec :

Si vous suivez les liens contenus dans le fichier XLS (Ctrl+Clic), vous obtiendrez des informations à jour. Une fois le QRCode utilisé, détruisez les onglets (bouton droit, supprimer).

Cordialement.

Message sans fichier XLS :

Bonjour.

Vous trouverez dans ce message des QRCodes à faire flasher par les étudiants en début de cours et en fin de cours.

Si le nombre d'étudiants présents ne correspond pas, revenez sur une procédure papier.

Pour envoyer le mail aux enseignants, deux possibilités :

Le mail contient un fichier XLS par groupe d'étudiants. C'est le groupe «L» dans la copie d'écran. S'il contient plusieurs groupes, par exemple «A1» et «A2» il contiendra alors un fichier XLS «A1+B1» avec la fusion des deux groupes.

L'enseignant reçoit le mail.

Il a donc la liste des étudiants triée par nom : (contrairement à la copie d'écran)

Il peut utiliser ce feuillet pour saisir des notes qu'il sera ensuite facile d'importer dans TOMUSS car le numéro d'étudiant est indiqué.

Il y a deux feuillets par séance :

Partage de QRCode

Les QRCodes reçus par l'enseignant ne contiennent ni l'horaire ni la liste des étudiants, seulement :

Un enseignant peut donc passer une paire de QRCode à un intervenant extérieur qui interviendrait ponctuellement dans l'UE. De manière numérique ou via une feuille de papier.

L'enseignant fait son cours.

Les étudiants doivent scanner le QRCode indiquant le début de la séance.

BIO3087L charles.darwin L
Jacques MARTIN
PRST
Vous ne pouvez plus répondre

Cela affiche à l'étudiant qui scanne avec son téléphone :

En fin de séance l'enseignant fait scanner le QRCode par un des étudiants ou éventuellement il le scanne lui-même afin d'interdire l'ajout de nouveaux présents et d'enregistrer les absents.

Le QRCode de fin est automatiquement activé 6 heures après le scan du QRCode de début. Les absents sont notés absents et les mails envoyés.

Si le nombre d'étudiants physiquement présents ne correspond pas au nombre de «PRST» alors les présences doivent être notées manuellement.

Zéro paramétrage

Cette procédure permet aux enseignants de directement noter les présences sans avoir besoin de lister les enseignants. Il est par contre nécessaire que l'enseignant ait accès à TOMUSS pendant son cours.

La procédure est la suivante :

C'est la même interface que quand on clique sur QRCode dans une colonne «Présence» dans la table TOMUSS. La différence est que les présences ne sont pas indiquées dans la table de l'UE mais dans la table récapitulant toutes les présences des étudiants de l'étape.

S'il y a des étudiants de 2 étapes dans l'UE les présences sont notés dans l'étape la plus courante. Les reportings fusionnent toutes les informations.

L'étudiant noté absent est prévenu.

A l'instant ou le QRCode est scanné, s'il y a ≤40% (paramétrable) d'étudiants absents dans le groupe :

Il est fort probable que certaines activités soient faites en demi-groupes. Il ne faut donc pas noter l'autre moitié du groupe absent.

S'il y a >40% d'étudiants absent, le responsable de la table TOMUSS contenant les présences/absences est prévenu que les étudiants n'ont pas été notés absents. Ce qui suit est la description de cette table.

Récapitulatif des présences.

Le récapitulatif de l'ensemble des présences est dans la table TOMUSS :
https://tomuss.univ-lyon1.fr/2020/P/LeCodeDeMaFormation
La première personne qui visite cette table en devient responsable. Il est donc conseillé que le gestionnaire la visite tout de suite. Le lien vers cette table est indiquée sur la table listant les enseignants.

Cette table est initialement vide. Les étudiants sont automatiquement ajoutés quand :

On peut indiquer l'adresse mail du tuteur entreprise et celle d'un administrateur entreprise. L'un des deux ou les deux peuvent être prévenus des absences de l'étudiant quand le gestionnaire envoit les mails. S'il y a plusieurs adresses mail alors le séparateur est l'espace.

Les titres de colonnes ont la forme YYYY-MM-JJ_HH:MM et indiquent le début du cours. Si la colonne existe elle est utilisée, sinon une nouvelle colonne est créée en arrondissant au quart d'heure.

Il est supposé que la durée minimale d'une cours est de 1h30.

Les cellules se remplissent avec PRST ou ABINJ.

Correction manuelle

L'enseignant peut visiter le récapitulatif des présences. Il peut alors indiquer «PRST» (ou «ABINJ») pour un créneau.

Si nécessaire, il lui sera demandé de choisir le cours dans la liste de ceux qui ont eu lieu à ce moment là. C'est nécessaire pour déterminer le moment et la durée de la présence ou de l'absence.

Récapitulatif sur le suivi de l'étudiant

Les enseignants et étudiants voient sur la page de suivi la liste de tous les créneaux. On peut mettre le curseur sur un disque pour obtenir les informations sur le créneau : heure, cours et enseignant.

Reporting

Il faut cliquer en haut à droite sur le lien «Rapports par étape». On arrive sur une page qui permet de configurer le rapport :

Un bouton pour choisir l'affichage du rapport :

Toutes les absences à un cours

Quand le responsable d'UE est sur la table de son cours il peut cliquer sur le bouton Abj da tt et puis sur :
Si la gestion globale des présences est faite au niveau de la formation, regardez :

Cette présentation fusionne les présences quand le cours a été fait sur plusieurs créneaux horaires avec plusieurs groupes. Cela n'affiche pas plusieurs colonnes avec seulement une partie des étudiants présents mais une seule avec la fusion de toutes les présences sur tous les créneaux :

Les créneaux réels
10/10/2010 08:0010/10/2010 10:00
Étudiant1PRST
Étudiant2PRST
Étudiant3PRST
Étudiant4PRST
Les créneaux fusionnés
10/10/2010 08:00
10/10/2010 10:00
Étudiant1PRST
Étudiant2PRST
Étudiant3PRST
Étudiant4PRST

Filtrer un cours/intervenant...

Par défaut les filtres TOMUSS regardent le contenu des cellules, pour chercher dans les commentaires, il faut commencer le filtre par «#»

Pour filtrer les colonnes concernant les dates qui vous intéressent, indiquez le filtre tout en bas du bloc central («Colonne»)

Le gestionnaire prévient l'entreprise.

Le gestionnaire va sur la table des présences, il peut alors :

Avant de faire afficher la fenêtre d'envoit de messages, il est possible de filtrer seulement une partie des étudiants.

Gérer les messages

Après avoir cliqué sur «Gérer les messages» une fenêtre apparaît permettant de définir les textes et à qui sont envoyés les messages.

Les textes des messages peuvent contenir ces "tags" :

[NameList] la liste des noms d'étudiants dont parle le mail
[student_id] Numéro d'étudiant
[student_surname] Nom de l'étudiant
[student_firstname] Prénom de l'étudiant
[student_mail] Adresse mail de l'étudiant
[ue_code] [ue_title] Code Apogée et intitulé du cours.
[teacher] la partie gauche de l'adresse mail de l'enseignant.
[td] le groupe de TD
[start] Date et heure du premier scan de QRCode.
[end] Date et heure de scan du QRCode de clôture.
[duration_in_hours] Durée du créneau en heures : celle définie par le créneau ou bien si elle n'est pas définie ou nulle alors la différence entre [start] et [end]

Définition du message envoyé aux responsables par petits morceaux :

Le texte du message envoyé à l'étudiant au moment où son absence est enregistrée (status étudiant : [12347H]-.*). On peut indiquer une liste d'adresses mails qui seront en copie de ce message.

Bonjour.
Vous venez d'être noté absent pour «{}»
Si c'est une erreur, prévenez immédiatement votre enseignant.
Sinon vous devez justifier de votre absence auprès de la scolarité.
Cordialement.
TOMUSS.

Les messages d'absence sont envoyés au contact entreprise de l'étudiant et aux adresses suivantes si elles sont indiquées :

Les règles définissant à partir du status de l'étudiant qui doit recevoir les mails. Normalement il ne faut pas modifier les règles prédéfinies. Le status de l'étudiant est «X-YY» avec :

X Intitulé
1 Formation initiale hors apprentissage
2 Form continue (FINANCEE) hors cont prof
3 Reprise etudes (NON FINANCEES) sans conv
4 Formation par apprentissage diplomante
5 VAE Formation continue
6 VES Validation d'etudes superieures
7 Contrat de professionnalisation
H Apprenants heberges
YY Intitulé
01 Etudiant
02 Auditeur libre
03 Stag. formation continue
04 Apprenant Heberge

3-03 Reprise etudes (NON FINANCEES) sans conv
+ Stag. formation continue

Gérer les absences

L'interface pour envoyer les messages a cette apparence :

En cliquant sur chacune des cases des trois premières colonnes on peut choisir les messages qui seront envoyés. Les lignes sont jaunes pour les messages envoyés.

Quand le curseur survole un étudiant, un cadre blanc apparaît avec :

Quand on clique sur le bouton «Enregistrer» :

Justificatif d'absence.

L'interface de saisie des justificatifs d'absence affiche les ABINJ indiqués pendant les périodes d'absence justifiées. Il est alors possible de cliquer sur un bouton pour transformer ABINJ en ABJUS si cette action est à la charge de la personne saisissant le justificatif.

Définition des groupes.

Les groupes utilisés sont ceux contenus dans la colonne «Grp» de la table TOMUSS de l'UE ou de l'étape. Si la colonne est vide, n'importe qui peut définir les groupes. Le colonne est initialisée avec les groupes définis dans Apogée s'ils existent :

Il est possible de faire apparaître les groupes Apogée d'étape dans l'UE en le demandant à contact.tomuss@univ-lyon1.fr

Un étudiant va dans le mauvais groupe.

Si les 2 créneaux sont disjoints, l'étudiant est noté absent au premier et il prévient le responsable pour qu'il enlève cette absence.

Si les 2 créneaux sont en parallèles, alors il est noté présent dans le groupe dans lequel il suit le cours. Quand c'est la fin du groupe qu'il aurait du suivre sa présence n'est pas effacée, il n'est pas compté comme absent et il ne figure pas non plus dans la liste des présents (pour ne pas fausser le décompte physique).

Attestation de présence

Pour générer les attestations de présences :

Problèmes connus.

Pour simplifier l'usage de ces QRCodes, on pourrait :

Travail en autonomie des étudiants.

Si l'on veut être un minimum rigoureux sur ce travail qu'il est obligatoire de réaliser dans les locaux de l'université :

Il faut donc traiter ce créneau comme un créneau normal d'enseignement.

Authentification requise pour clôturer.

Le QRCode de fin nécessite de s'authentifier mais ce n'est pas un problème car les utilisateurs sont généralement authentifiés. Si l'on n'authentifie plus alors la personne qui scanne ne verra plus si elle a été notée présente ou pas et il sera plus facile de faire du déni de service sur TOMUSS.

Utiliser 2 QRCodes au lieu de 20 paires, pose des problèmes dès que le premier cours est terminé :

Le seul moyen de résoudre les problèmes précédents qui empêchent d'avoir des données fiables est que seul l'enseignant puissent scanner le QRCode de début et de fin de cours ce qui nécessite qu'il ait un compte à l'université.

Scan du QRCode.

Le scan du QRCode renvoit l'étudiant sur sa page TOMUSS normale. Il y a de fortes chance que le scanner de QRCode transforme l'URL la rendant inutilisable. Celui de l'application Photo de Google passe l'URL en minuscule par exemple.

Sur certains smartphones le lecteur de QRCode installé par défaut ne permet pas de zoomer et donc de lire un QRCode vidéoprojetés. Les étudiants doivent donc installer une application permettant de zoomer sur les QRCodes.

Réunion du 30/09/2021

Demande Réalisation
Déconnexion de TOMUSS quand on scanne un QRCode afin d'éviter les problèmes d'authentification lors de l'échange de téléphones. Fait le 30/9/2021
Noter les étudiants absents et envoyer les mails 6 heures après le début du cours si le QRCode de fin n'a pas été scannée. Fait le 8/10/2021
Améliorer le message concernant les QRCodes périmés. Fait le 5/10/2021
Ajouter à la documentation des exemples de filtres sur les cours ou enseignants. Fait le 1/10/2021
Ajouter à la documentation le fait que l'on puisse prendre ses QRCodes et les passer à un autre enseignant. Fait le 1/10/2021
Pouvoir choisir une colonne autre que «Grp» pour les groupes. Fait le 5/10/2021
On peut préfixer les codes groupes par «NomDeColonne=»
Envoi de message : ajouter un quatrième état pour annuler l'ABI. Fait le 1/10/2021
Vérifier si la durée du cours est calculée correctement si aucun étudiant n'est noté absent. La durée n'est pas calculée car inutile pour les ABI. Elle le sera pour le reporting.
S'il le demande le responsable de formation peut demander à être en copie du message d'ABI envoyé à l'étudiant lorsque le QRCode de fin est saisi. Fait le 1/10/2021
Permettre d'envoyer un mail ponctuel à un enseignant n'intervenant qu'une fois. Le message reçu ne contiendra que 2 QRCodes pour que cela soit très facile à utiliser. Fait le 3/10/2021
Ajoute une option permettant de ne pas envoyer de fichier XLS mais les QRCodes directement dans le mail.
Ajouter le lien RGPD sur la photo pour la rendre visible ou invisible. Fait le 1/10/2021
Gestion des groupes de TP: «A1 A2 B2 B3» va générer automatiquement les QRCodes pour A2+B2 car dans le même groupe de TP. Fait le 30/9/2021
Gestion des groupes de TP: «A1 A2 B2 B3» va générer automatiquement les QRCodes pour A1+A2 et B2+B3 car dans le même groupe de TD Fait le 2/10/2021
Gestion des groupes de TP: «A1 A2+B2 B3» va seulement générer seulement les QRCodes pour les groupes indiquées. Fait le 3/10/2021
Choisir le nombre de QRCodes à envoyer. Fait le 2/10/2021
Bug : le statut étudiant ne se met pas à jour. Corrigé le 30/9/2021
Bug : Excel supprime les // dans les URL Corrigé le 5/10/2021
Indiquer dans la documentation comment gérer les présences dans les UE communes à deux parcours en alternance. Fait le 6/10/2021
Afficher à coté du QRCode combien d'étudiants sont attendus. Cela permet d'éviter des erreurs de QRCode. Fait le 8/10/2021
Mettre à jour la documentation avec les nouvelles fonctionnalités qui ont été ajoutées. Fait le 12/10/2021

Ajouts pour la version du 1 novembre 2021

Changements pour la version du 3 mars 2022

Réunion du 03/03/2022

Demande Réalisation
Envoyer ABS au CFA sans distinguer ABINJ et ABJUS. Fait le 04/03/2022.
Dans l'interface d'envoi de message, cacher les étudiants pour lesquels aucun message ne doit être envoyé. Fait le 04/03/2022.
Raccourcir la clôture automatique pour la ramener à la durée du créneau. Fait le 04/03/2022. Durée du créneau + 15 minutes au cas ou des scans soient faits avant le début du cours ou que le cours déborde.
Quand un étudiant absent a un justificatif d'absence dans TOMUSS pour la période en question, il est immédiatement noté ABJUS et aucun mail n'est envoyé à l'étudiant ni aux responsables. Fait le 04/03/2022.
Lors du scan du QRCode : afficher le nombre de présents attendus et ceux inattendus (venant d'un autre groupe). Fait le 06/03/2022.
Réécriture de l'interface d'envoi de message afin d'envoyer pour les ABJ mais aussi de basculer facilement entre ABI/ABJ/Prst/Vide Fait le 08/03/2022. Pas en production.

Formation des référents QRCode

Le référent aide les responsables de formation de sa composante et fait remonter les questions auxquels il ne peut pas répondre à contact.tomuss@univ-lyon1.fr

La liste des référents QRCode :

Pour connaître le minimum sur TOMUSS lisez le début de la documentation ou bien regardez les vidéos de présentation.

Faire la liste des cours

La liste de cours (une par étape) :

La liste des groupes de TD conviés au cours est importante, c'est ce qui permet de gérer automatiquement les absences.

Les présences

La tables des présences (une par liste de cours, défini précédemment) :

Maintenant scannez un QRCode de début de cours, vous êtes un étudiant :

Vous scannez (ou faites scanner par un étudiant) le QRCode de fin de cours afin que le QRCode de début de cours ne soit plus utilisable. Vous comparez le nombre de présents affiché au nombre de présents réel. Si cela ne correspond pas, il faut identifier le problème.

Si un enseignant n'a pas fait scanner le QRCode on peut alors saisir les présences manuellement.

Configurer les messages à envoyer

Pour chaque étudiant dans la table des présences il faut indiquer l'adresse mail de son tuteur entreprise (s'il y en a plusieurs, vous séparez les adresses mails par un espace). Vous pouvez faire une importation à partir d'un tableur si les numéros d'étudiant sont indiqués.

Vous cliquez ensuite en haut à droite sur «Configurer les messages» (onglet «Table/Infos»)

Envoyer les messages

Indiquez dans la table des présences que quelqu'un est absent sinon vous ne pourrez rien voir :

Quand vous avez le temps de gérer les absences (une fois par semaine par exemple) vous cliquez sur «Gérer les absences» :

L'étudiant est en copie du message envoyé à l'entreprise.

Reporting

Le lien «Rapport par étape» sera vide car vous n'êtes pas inscrit à une étape. Vous allez donc regarder le reporting de l'étape LPIC70 : https://tomuss.univ-lyon1.fr/P_reporting/2021/LPIC70

Vous modifiez la date de début (1/1/2022 par exemple) et cliquez sur les différents boutons en bas pour voir ce que cela donne.

Si vous mettez «[24]» dans la case «Status» seul les étudiants dont le status commence par 2 ou 4 seront affichés.

Justificatifs d'absence

TOMUSS permet d'enregistrer les périodes d'absence justifiées en indiquant un motif.

Pour donner le droit à quelqu'un de saisir des justificatifs, il faut le demander à contact.tomuss@univ-lyon1.fr