Fonctionnalités de TOMUSS

Les fonctionnalités principales de TOMUSS sont :

une page d'accueil personnalisée permettant de trouver facilement les UE ainsi que les étudiants ;
un tableur partagé conçu pour gérer les informations concernant les étudiants dans les UE ;
une application de saisie des justificatifs d'absence ;
une page de suivi des étudiants.

Cela ne se voit pas sur les copies d'écran mais il y a de très nombreuses bulles d'aides pour guider les utilisateurs.

La page d'accueil

Cette page est personnalisée en fonction des droits d'accès de l'utilisateur, elle contient notamment :

Deux moteurs de recherche

Le moteur de recherche étudiant permet de retrouver les étudiants en fonction des débuts nom, prénom, numéro d'étudiant. Pour chaque étudiant un icone affiche ses présences et résultats pour le semestre et un menu permet de :

voir sa photo ;
accéder aux bilans de sa scolarité ;
lui envoyer un mail ;
l'ajouter à sa liste des étudiants favoris ;
de devenir le contact pédagogique de l'étudiant.

Les UE avec un tiers-temps inscrit sont mises en évidence sur la liste. D'autre part, TOMUSS envoie aux responsables d'UE un mail leur indiquant quand de nouveaux étudiants ont un tiers-temps dans leur UE. Ceci quelle que soit la composante de l'université.

En saisissant quelques lettres dans le moteur de recherche d'UE, ECUE et étape on obtient instantanément les éléments qui contiennent le texte tapé, que cela soit dans le code APOGÉE, le titre, la liste des responsables d'UE et même les anciens codes APOGÉE de l'UE.

Pour les UE trouvées, un menu permet de l'ajouter à ses favoris, d'obtenir une feuille d'émargement, de la passer en non-semestrialisé, de la détruire...

Deux listes de favoris

Les UE favorites et les plus souvent visitées sont directement affichées sur la page d'accueil. La liste des étudiants favoris permet de voir une vue globale de leurs notes dans le semestre, mais aussi :

d'envoyer un message aux étudiants favoris ;
d'avoir le détail de leurs notes en utilisant le suivi ;
d'éditer un blocnote pour faire des remarques personnelles.

Deux listes dont l'enseignant est responsable

Avec le même format que pour les favoris :

les UE pour lesquelles il est le responsable indiqué dans GASEL.
les étudiants dont il est le référent pédagogique.

Des fonctionnalités qui dépendent de l'utilisateur

La colonne de droite contient des fonctionnalités qui dépendent des autorisations de l'utilisateur. Par exemple la gestion des :

justificatifs d'absence, dispenses d'assiduité, tiers-temps ;
groupes d'étudiant de la licence STS ;
rendez-vous IP de la licence STS ;
paramètres de TOMUSS...

Il est aussi utilisé comme un simple tableur partagé par plusieurs groupes de personnes, notamment pour les commissions de dérogations, le catalogue des UE ouvertes, les étudiants en mobilité international...

Le tableur partagé

Ce tableur a été conçu afin de pouvoir facilement gérer des UE avec beaucoup d'étudiants et d'intervenants. Ces principaux atouts sont :

on a immédiatement la liste des étudiants officiellement inscrits, cette liste étant mise à jour à chaque utilisation ;
on peut directement avoir le trombinoscope ;
on peut aussi obtenir les adresses mails des étudiants, leur envoyer des messages personnalisés ou envoyer un mail aux enseignants ayant saisi des notes ;
les justificatifs d'absence, dispenses d'assiduités ainsi que les tiers-temps sont affichés quand on saisit une note. On peut facilement obtenir la liste des justificatifs qui s'appliquent pour une journée donnée ;
tous les enseignants peuvent saisir des notes dans le tableau sans avoir besoin d'être déclarés au préalable. Ils ne peuvent pas modifier les notes saisies par les autres ;
la traçabilité de toutes les opérations : pour chaque cellule du tableau, on a un historique contenant la date, la valeur et la personne ayant fait la modification ;
on peut mettre un commentaire sur chaque cellule du tableau, par exemple pour expliquer à l'étudiant le pourquoi de sa note ;
on peut saisir des notes (mais aussi ABI, ABJ, PPN, TNR), des présences, du texte libre... Les valeurs saisies sont vérifiées pour que l'on ne puisse pas saisir n'importe quoi ;
Pour trier les lignes en fonction des valeurs d'une colonne, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne, il n'y a aucun risque de mélanger les notes. On peut aussi trier par date de saisie, commentaire et nom de la personne qui a saisi la note ;
il est possible de calculer des moyennes pondérées très simplement sans qu'il soit possible de faire d'erreur de formule. Il est même possible d'enlever les meilleurs et plus mauvaises notes de la moyenne. Et bien sûr, le calcul prend en compte correctement les ABI, ABJ, TNR et PPN ;
des statistiques et l'histogramme des notes sont automatiquement calculés pour chacune des colonnes. D'autre part des statistiques sur l'ensemble du tableau peuvent être calculées et affichées graphiquement afin d'harmoniser les notes entre les groupes ou les enseignants, suivre l'évolution de la saisie des notes, du nombre d'absence. Si les titres de colonnes ne changent pas il est possible de faire des statistiques sur plusieurs semestres ;
des filtres permettent de sélectionner les lignes sur lesquelles on travaille en fonction de la valeur contenue dans la cellule, la personne qui a fait la saisie, la date de saisie, le commentaire de la cellule et même l'historique des modifications de la cellule. On peut afficher le trombinoscope ou envoyer un mail aux étudiants qui ont été filtrés. On peut aussi utiliser les filtres pour colorer les cellules (en rouge les étudiants avec moins de 8 par exemple) ;
il est possible de paramétrer les droits de modification des cellules colonne par colonne. Par exemple pour : indiquer une liste de personnes autorisées ; autoriser un enseignant à mettre une note à la place d'un ABI saisie par un autre enseignant ; autoriser les modifications de notes seulement pendant un temps limité après la saisie ;
un outil permet de copier les notes dans le fichier d'export d'APOGÉE sans risque d'erreur ;
Les lignes des tableaux peuvent être éditées dans un formulaire, permettant ainsi de saisir des textes sur plusieurs lignes. La copie d'écran montre l'utilisation du formulaire dans le cadre de l'application gérant le traitement des demandes de dispense d'assiduité.
finalement, l'édition de tableau est possible en mode déconnecté. les valeurs seront sauvegardées lors de la reconnexion.

Les justificatifs d'absence et les dispenses d'assiduité

Les scolarités disposent d'un outil permettant de saisir les dispenses d'assiduité et les justificatifs d'absences. Dans les deux cas, l'identité de la personne qui a saisi l'information est enregistrée et un commentaire peut-être indiqué. Le commentaire sera affiché aux enseignants et à l'étudiant concerné.

Dans le cadre de la licence STS, la procédure complète de gestion des demandes de dispense d'assiduité a été automatisée, permettant un gain de temps important au personnel administratif et aux enseignants.

Ces informations sont conservées comme le contenu des tableaux pendant plusieurs semestres. Des tableaux récapitulatifs peuvent être obtenus.

Le suivi des étudiants

Le suivi des étudiants permet de voir l'ensemble des informations contenues dans TOMUSS qui concernent un étudiant. Les étudiants ne peuvent accéder qu'à leur suivi personnel, et donc seulement leurs notes. Par contre les enseignants peuvent afficher le suivi de n'importe quel étudiant sauf si l'étudiant a restreint l'accès à ses notes aux enseignants directement concernés.

Il est possible de cacher les notes aux étudiants jusqu'à une date fixée par l'enseignant. À la date indiquée, les notes deviennent visibles par les étudiants. Ceci permet de n'afficher les notes que quand tous les enseignants ont fait la saisie et que d'éventuels ajustement ont été faits.

Pour chaque note saisie, on peut voir :

quel est l'enseignant qui a saisi sa note et à quelle date ;
le commentaire associé à la note s'il y en a un ;
la moyenne des notes dans le groupe de TD ou l'UE ;
le rang de la note dans le groupe de TD ou l'UE.
la façon dont la moyenne est calculée avec les poids des différentes notes.

Il a aussi accès à :

l'adresse mail de son contact pédagogique ;
l'adresse mail des responsables pédagogiques de l'UE ;
son bilan APOGÉE (pour la licence STS seulement) ;
son emploi du temps ;
un flux RSS lui permettant de recevoir une alerte quand une note le concernant a été saisie depuis une heure sans avoir été modifiée.

Si l'enseignant le désire, la page de suivi permet aussi aux étudiants de saisir certaines valeurs les concernant qui seront directement copiées dans la table TOMUSS. On peut par exemple, leur demander le nom de leur binome, de choisir un projet dans une liste...