Voici des retours des utilisateurs Tomuss à qui l'on a posé la question «Qu'est-ce que Tomuss a changé pour vous»
Robert CRUDER : Responsable des enseignements de sport.
Tomuss est devenu un outil précieux car il nous permet de nous affranchir des inscriptions administratives et pédagogique de l'étudiant. Nous avons une table par sport, ce qui nous permet de travailler de manière plus efficace. En fin de semestre, il est possible d'exporter globalement les notes pour l'ensemble des sports. Et bien sûr, cela nous permet d'être plus proche de l'étudiant, on a sa photo, son mail et tout son parcours pédagogique. Petit bémol : une interface qui tendrait à être plus conviviale ou moins austère mais on est dans le détail...
Fabien DE MARCHI : Directeur de la faculté des sciences et technologies.
Le logiciel Tomuss est utilisé à la Faculté des Sciences et Technologies de Lyon1 depuis 8 ans. Ce qui est remarquable avec Tomuss est son caractère multi-échelle : il apporte des services aux enseignants, responsables d'UE, référents pédagogiques, responsables de formation, directeurs d'études. Ainsi, je suis convaincu que l'outil Tomuss en un vecteur d'engagement et de professionnalisme de chacun et chacune dans ses responsabilités diverses.
Il est également le rouage qui permet la bonne circulation des informations en temps réel à tous les niveaux de gestion d'une licence de 5000 étudiants Il est également largement utilisé au niveau master pour fluidifier les échanges au sein des équipes pédagogiques.
Les étudiants consultent très régulièrement leurs pages personnelles dans l'attente de communication de notes ou d'informations diverses. Ainsi, dans un contexte d'évolution des publics étudiants dont le besoin en suivi personnalisé et de notes régulières se renforce année après année, Tomuss participe sans conteste à l'amélioration de la réussite des étudiants. Les dispositifs mis en place à la Faculté des Sciences et Technologies reposent en grande partie sur ce logiciel.
Chantal DIAZ : Responsable du portail SVT de la licence STS.
Il y a un AVANT et un APRÈS Tomuss.
Cet outil collaboratif nous a permis, en particulier, d'être au contact des étudiants dont nous sommes les référents pédagogiques. Nous avons accès à leur inscription aux enseignements, leur emploi du temps, leurs notes. Nous sommes informés des cas de dispenses d'assiduité, de leurs absences pour maladies des dispositions particulières pour les étudiants en condition de handicap.
AVANT Tomuss l'ensemble de ces informations était centralisé au service de la scolarité et nous devions les demander spécifiquement chaque fois qu'un étudiant nous questionnait.
Nous sommes maintenant en mesure de répondre à toutes les questions des étudiants concernant leur scolarité et sommes capables d'assurer un suivi régulier de leur progression, en particulier pour les nouveaux étudiants.
Olivier GLÜCK : Référent pédagogique. Membre du CEVU.
En tant qu'enseignant, Tomuss a remplacé les feuilles excel pour saisir les notes et la perte de temps pour chercher des informations liées à la scolarité des étudiants. Tomuss permet à tous les enseignants et étudiants d'une même Unité d'Enseignement de partager des informations utiles au suivi des étudiants.
En tant que référent pédagogique, Tomuss permet d'avoir un réel suivi régulier de la progression des étudiants au cours du semestre et de l'année. Il permet non seulement d'accéder facilement pour chaque étudiant à la liste des UE qu'il suit ou a suivi dans le passé, aux notes qu'il a obtenues dans le semestre en cours ou dans le passé. Tomuss permet également à chaque référent de gérer un tableau de suivi pour chaque étudiant et de faire les inscriptions pédagogiques d'une manière simple et rapide.
En tant que membre du Conseil des Études et de la Vie Universitaire et ancien responsable de la commission Formation de la Faculté des Sciences et Technologies, Tomuss a permis d'accompagner la mise en place du plan réussite en licence dès 2009 dans la licence Sciences et Technologies de l'Université Lyon 1. En particulier, Tomuss est l'outil qui permet la mise en oeuvre du contrôle continu intégral et le suivi régulier des étudiants par les enseignants et les référents pédagogiques.
Heather HARKER : Responsable de la Mission Handicap.
Tomuss est un outil formidable au service de la Mission Handicap. Il nous permet de communiquer efficacement et individuellement avec un grand nombre de responsables et d'enseignants concernant les aménagements d'examens spécifiques de l'ensemble des étudiants en situation de handicap inscrits en licence STS (une centaine). Son développeur, Thierry Excoffier est toujours resté à notre écoute et réactive concernant la moindre modification / suggestion. Il a aussi cherché notre collaboration et expertise pour améliorer l'accessibilité aux personnes malvoyantes.
Stéphanie JEAN-DAUBIAS : Responsable du master Informatique première année.
Tomuss me change la vie chaque jour...
Pour le suivi d'une formation, je peux par exemple envoyer des mails ciblés sans polluer les boîtes mail des étudiants inutilement, mettre des informations pertinentes à disposition des enseignants.
Aux questions des enseignants commençant par «Est-ce que... ?», je réponds le plus souvent par «Oui, dans Tomuss...». Quand un étudiant me contacte, j'ai en quelques secondes les informations nécessaires pour comprendre sa situation.
En bref : en tant qu'enseignante ou responsable de formation, je ne pourrais plus me passer de Tomuss !
Jean LOBRY : Responsable d'une UE du portail SVT.
Ceci est une lettre de soutien pour le logiciel TOMUSS que j'utilise sur une base quasi-journalière depuis deux ans pour gérer une UE de L1 à forte volumétrie, de l'ordre de 1000 étudiants/an (MathSV ref. BIO1004L).
Je n'ose même pas imaginer l'enfer que cette tâche représenterait pour moi si je n'avais pas TOMUSS pour m'aider. Je ne vais pas faire la liste des fonctionnalités, qui répondent toutes parfaitement aux besoins réels des enseignants-chercheurs, mais me contenter d'un simple exemple emblématique.
Il s'agit de la fameuse séance de consultation des copies corrigées. J'ai connu le temps où, dans le but de minimiser les flux, on choisissait des horaires les plus exotiques possibles pour sélectionner les étudiants vraiment motivés pour consulter leurs copies.
Avec TOMUSS les étudiants téléchargent simplement leur copie corrigée, TOMUSS prend en charge toute la gestion de la confidentialité : chaque étudiant n'a accès qu'à sa copie seulement, et pas à celle du voisin.
Faisons une estimation rapide du gain de productivité. Nous sommes en contrôle continu intégral ce qui signifie que chaque étudiant a droit à 5 notes. Une des notes est une note d'oral et de participation ne donnant pas lieu à consultation de copie. Reste donc 4000 copies à faire consulter chaque année. Dans les temps anciens c'était la tâche des chargés de TD, un groupe de TD faisant 35 étudiants, cela correspond à 114 missions de consultation de copie. Chaque consultation prenant environ 2h00 de présentiel, cela représente donc 228 heures économisées annuellement pour l'équipe enseignante. Rapporté aux 1607 heures annuelles de la durée légale du travail cela représente 0.14 ETP (Equivalent Temps Plein).
Ceci n'est bien entendu qu'un exemple, j'estime au pouce mouillé que TOMUSS permet d'économiser de l'odre de 0.5 ETP par an pour mon UE. Chaque étudiant de L1 suivant 10 UE chaque année, le gain potentiel est donc de 5 ETP en L1.
Ce calcul est un peu artificiel en ce sens que les enseignants-chercheurs sont de toute façon payés par l'État et que l'on ne trouvera pas ici de gisement miraculeux d'économie des deniers publics. Mais il signifie bien néanmoins que TOMUSS décharge de façon non négligeable les personnels de tâches rébarbatives pour lesquelles les intervenants sont largement sur-qualifiés.
Je considère que TOMUSS est un outil qui améliore de façon très sensible les conditions de travail des enseignant-chercheurs de mon université. Je ne vois pas d'autre outil de même nature qui puisse lui arriver à la cheville, bien le rebours.
Mohamed MAAMIR : Vice-président étudiant du CEVU.
Tomuss nous permet d'avoir accès en quelques clics aux informations fondamentales dont nous avons besoin pour suivre l'évolution de nos parcours.
Le fait de retrouver facilement ses notes et les coordonnées des enseignants nous facilite la tâche et nous permet de suivre notre évolution au fil des notations.
Cet outil rend le contrôle continu plus pertinent.
Philippe MALBOS : Président de la Commission « Numérique et Système d'Information ». Membre du CA.
Responsable de la Licence de mathématiques, j'ai pu apprécier l'impact très positif du logiciel Tomuss chez les enseignants et les étudiants dans l'ensemble des UE de mathématiques de l'UCBL. De par sa simplicité d'utilisation, les enseignants se sont appropriés Tomuss très rapidement. Il est maintenant devenu un outil indispensable aux équipes pédagogiques, qui avec la fonction de tableur pédagogique partagé, ont gagné en efficience dans la gestion des notes, au sein des équipes et avec la scolarité. Tomuss a rendu possible la mise en place du contrôle continu intégral dans les UE de maths.
Plus généralement, Tomuss est devenu une brique indispensable et novatrice du SI des formations en sciences et technologies, qui a profondément amélioré le suivi pédagogique des étudiants. Il est amené à s'implanter dans d'autres secteurs de l'établissement, notamment dans les formations de santé.
Fabienne OUDIN DARDUN : Responsable de la prépa intégrée de l'EPU.
Étant chargée de l'organisation des cursus préparatoires de Lyon 1, je m'occupe en particulier du suivi individuel des étudiants du parcours intégré de Polytech Lyon ; Tomuss me permet de suivre d'un seul coup d'œil l'évolution de la promotion au cours d'un semestre, et de repérer facilement les étudiants en difficulté. Du côté des équipes pédagogiques, la gestion des étudiants de chaque groupe se fait directement sur Tomuss (plus besoin de tenir à jour des fichiers Excel), avec édition des feuilles d'émargement et des trombinoscopes ; et une fois les notes rentrées, les moyennes de chaque groupe sont disponibles, ce qui permet de gérer très rapidement les éventuels écarts. Ce ne sont que quelques exemples de l'utilisation de Tomuss, qui est devenu un outil indispensable à Lyon 1 pour le suivi des étudiants.
Hélène PAQUIEN : Responsable de la scolarité du master Informatique.
Tomuss simplifie et fiabilise la saisie des notes et leur copie dans APOGEE par la scolarité, il n'y a plus besoin d'échanger des mails avec des documents attachés avec les enseignants.
Il regroupe sur une seule page tout ce qui concerne l'étudiant ce qui permet de rapidement voir sa situation et de régler ses problèmes.
On peut facilement filtrer les étudiants pour obtenir une liste pour imprimer une feuille d'émargement, un trombinoscope ou leur envoyer un mail.
Il nous permet de trouver facilement les effectifs des UE quand on réserve une salle de cours.
Nathalie PEROL : Responsable de la licence Sciences, Technologies, Santé.
Tomuss est un outil qui occupe un rôle clé à différents niveaux :
- Organisation de la licence (3 portails) : Grace à lui, plus de 5000 étudiants ont un rendez-vous avec leur enseignant référent en seulement 5 jours afin de faire leur inscription pédagogique personnalisée. Les répartitions des étudiants en groupe sont effectuées dans la foulée permettant un début des enseignements immédiat. Le traitement des demandes d'inscription tardive peut alors être mené efficacement en fonction des capacités d'accueil et l'intégration de ces retardataires peut se faire rapidement.
- Lien avec les services de scolarité : les responsables d'UE saisissent l'ensemble des notes des contrôles avec leur coefficient ce qui permet un accès rapide aux moyennes de toutes les UE. Les absences justifiées ou non apparaissent. Le responsable d'UE transfert automatiquement les résultats de son UE à l'administration qui peut alors éditer les PV des jurys.
- Traitement des demandes de dérogation : Le suivi pédagogique personnalisé de l'étudiant avec l'accès à tous les résultats de l'étudiant depuis son inscription à l'université, à l'assiduité, à la gestion des absences justifiées ou non (un code couleur permet même une vue d'ensemble rapide et efficace) facilite le traitement des dossiers (rapidité, équité...).
- Traitement des réorientations : la vue d'ensemble sur les 3 portails permet une bonne gestion des réorientation au sein ou entre portail, avec une mise en contact rapide étudiant, nouveau référent.
Adrien PEYTAVIE : Responsable de la licence PRO METINET de l'IUT.
L'application Tomuss a renouvelé la façon de suivre l'évolution des étudiants aux cours des années.
Un des grands atouts de Tomuss est qu'il permet de modéliser simplement et efficacement les attentes personnalisées des enseignants dans leurs matières, ainsi ils peuvent ajouter, modifier, supprimer interactivement autant d'informations que nécessaire (notes, présences, commentaires...) pour suivre et informer efficacement les étudiants.
L'environnement collaboratif et les fonctionnalités proposées permettent d'améliorer la qualité des échanges envers les étudiants tout en accélérant la centralisation des données de suivi des étudiants.
Sandrine PLENET : Responsable des enseignements transversaux.
En tant qu'enseignante, référente pédagogique et responsable d'UE de biologie et d'UE transversales, la mise en place et le développement régulier de TOMUSS a modifié positivement ma façon de fonctionner et énormément facilité plusieurs de mes missions.
La 1ère mission est la réalisation et le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants en début de semestre. A ce titre, TOMUSS me permet d'avoir une vision rapide, régulière, globale (toutes les UE et IP des semestres précédents) afin de comprendre l'ensemble de la situation de chaque étudiant et de lui proposer la meilleure inscription pour de meilleures chances de réussite.
La 2ème mission qui a été facilitée par TOMUSS est la gestion de mes UE, car il me permet (et à tous mes enseignants) de constituer les groupes et d'avoir rapidement la liste des étudiants inscrits, liste qui est régulièrement réactualisée si besoin (retardataires).
La 3ème mission, pas des moindres, est de faire en sorte que dans le cadre du contrôle continu, les étudiants aient accès à leurs résultats. TOMUSS permet aux enseignants d'inscrire de manière simple et régulière leurs notes, de les centraliser et permet au responsable d'UE d'avoir un accès à l'ensemble des résultats des étudiants et de suivre leur progression. Régulièrement, je découvre également des petites fonctionnalités non négligeables (liste des ABJ, statistiques) qui me facilitent grandement la tâche pour pouvoir gérer les absences aux examens par exemple.
Pour ces 3 missions, l'apport de TOMUSS a tout particulièrement été remarquable dans le cadre de ma responsabilité d'UE transversales, car tous les enseignements sont en contrôle continu intégral, car je dois inscrire, gérer et faire le suivi de 4000 étudiants de licence, et enfin car le nombre d'intervenants au sein de l'équipe pédagogique est non négligeable et nécessite une bonne coordination et une centralisation des actions.
Pour conclure, l'apport de TOMUSS ne serait rien sans un accompagnement avec une fonction d'aide compréhensible, accessible (petites vidéos) et un concepteur toujours disponible et avec une réactivité incroyable.